Haben Sie sich schon einmal gefragt, warum Ihre IT-Kosten jedes Jahr steigen, obwohl die Technik eigentlich effizienter werden sollte? Oder warum Sie alle paar Jahre eine hohe Summe in neue Server investieren müssen, nur um den Status quo zu erhalten?

Sie sind damit nicht allein. In meiner täglichen Arbeit als IT-Berater sehe ich immer wieder das gleiche Muster: 90 % aller kleinen und mittelständischen Unternehmen kalkulieren ihre IT falsch.

Das klingt provokant, aber die Realität in vielen Serverräumen spricht eine deutliche Sprache. Es wird Hardware gekauft, die nicht zum tatsächlichen Bedarf passt, es werden versteckte Kosten ignoriert und Sicherheitskonzepte werden an Geräte gekoppelt statt an Prozesse.

In diesem Artikel zeige ich Ihnen die drei größten Denkfehler bei der IT-Kalkulation und wie Sie es besser machen können.

Denkfehler 1: Hardware auf Vorrat kaufen

Wenn Sie heute einen neuen Server für Ihr Unternehmen kaufen, müssen Sie hellsehen können. Sie müssen wissen, wie viele Mitarbeiter Sie in drei oder fünf Jahren haben, welche Software-Updates kommen und wie viel Speicherplatz Ihre Datenbanken benötigen werden.

Da niemand die Zukunft kennt, machen die meisten IT-Entscheider das Einzige, was logisch erscheint: Sie kaufen "auf Zuwachs". Es wird ein Server dimensioniert, der theoretisch die Lastspitzen in fünf Jahren abfangen könnte.

Das wirtschaftliche Problem: Sie bezahlen heute für Leistung, die Sie vielleicht erst in vier Jahren benötigen – oder nie. Ein Server, der zu 80 % im Leerlauf (Idle) läuft, verbraucht fast genauso viel Strom und Kühlung wie unter Last. Sie binden Kapital in "totes Eisen", das im Keller an Wert verliert, statt in Ihr Unternehmenswachstum zu investieren. (Mehr Details dazu finden Sie auch in unserem Vergleich Eigene Server oder Managed Workplace).

Denkfehler 2: Die versteckten Kosten ignorieren

"Der Server kostet uns 10.000 Euro."

Dieser Satz ist fast immer falsch. Er beschreibt nur die Anschaffungskosten. In der Betriebswirtschaft kennen wir den Begriff TCO (Total Cost of Ownership), also die Gesamtkosten des Betriebs. Bei eigener IT-Infrastruktur sind diese oft doppelt so hoch wie der Kaufpreis.

Was oft vergessen wird:

• Stromkosten: Ein Server läuft 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr. Dazu kommt die Klimaanlage. Bei den aktuellen Energiepreisen in Deutschland ist das ein enormer Posten.
• Ausfallrisiko: Was kostet es Sie, wenn der Server am Montagmorgen steht? Nicht nur die Reparatur, sondern vor allem der Arbeitsausfall Ihrer 20 Mitarbeiter.
• Wartung und Pflege: Backups müssen geprüft, Updates installiert und Fehler behoben werden.

Oft wird diese Arbeit "nebenbei" von einem technikaffinen Mitarbeiter erledigt. Das ist die teuerste Form der IT-Betreuung, denn dieser Mitarbeiter fehlt dann in seinem eigentlichen Job.

Denkfehler 3: IT als Produkt statt als Service verstehen

Vielleicht kennen Sie das: Sie kaufen eine neue Branchensoftware oder ein Update für Ihr Warenwirtschaftssystem. Plötzlich heißt es vom Hersteller: "Dafür brauchen Sie aber einen neuen Server mit mehr RAM und schnelleren Prozessoren."

Schon sind Sie wieder im Hamsterrad der Hardware-Beschaffung. Dabei wollen Sie eigentlich nur eines: Dass Ihre Software läuft.

Sie wollen keine Server besitzen, Sie wollen arbeiten. Sie wollen keine Firewalls konfigurieren, Sie wollen sicher sein.

Hier liegt der größte Hebel für moderne Unternehmen. Statt Hardware zu kaufen, buchen Sie den Arbeitsplatz als Service.

Die Lösung: Flexibilität statt "Blech"

Genau hier setzt unser Konzept des Remote-Arbeitsplatzes an. Stellen Sie sich vor, Sie müssten nie wieder einen Server kaufen.

Der Remote-Arbeitsplatz ist ein vollständiger Windows-PC in der Cloud. Er läuft in hochsicheren Rechenzentren der Microsoft Cloud. Für Sie bedeutet das:

1. Skalierung auf Knopfdruck: Sie stellen einen neuen Mitarbeiter ein? In wenigen Minuten ist sein Arbeitsplatz bereit. Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen? Sie bestellen den Platz einfach ab.
2. Sicherheit inklusive: Sie profitieren von Sicherheitsstandards, die für ein einzelnes KMU kaum bezahlbar wären. DDoS-Schutz, physische Zugangskontrollen und redundante Internetanbindungen sind Standard.
3. Ende der Hardware-Sorgen: Ihre Branchensoftware (egal ob DATEV, Lexware oder spezielle ERP-Systeme) läuft auf leistungsstarken Cloud-Systemen. Wenn die Anforderungen steigen, erhöhen wir einfach die Leistung – ohne dass Sie neue Geräte kaufen müssen.

Das ist der Unterschied zwischen "IT kalkulieren" und "Produktivität sichern".

Sie müssen sich nicht mehr mit Fragen nach RAID-Controllern oder USV-Batterien beschäftigen. Sie nutzen Ihre IT einfach – genau wie Strom aus der Steckdose.

Strategisch umdenken lohnt sich

Der Wechsel weg vom eigenen Server hin zum Remote-Arbeitsplatz ist für viele Geschäftsführer zunächst ungewohnt. Man gibt das Gefühl auf, die Technik "anfassen" zu können.

Doch dieses Gefühl trügt. Echte Kontrolle haben Sie nicht, wenn der Server im Keller steht, sondern wenn Ihre Daten sicher, verfügbar und flexibel nutzbar sind.

Überlegen Sie beim nächsten anstehenden Investitionszyklus genau: Wollen Sie wieder Hardware kaufen, die morgen schon veraltet ist? Oder wollen Sie eine Lösung, die mit Ihrem Unternehmen wächst?

Wenn Sie wissen möchten, wie sich der Remote-Arbeitsplatz für Ihr spezifisches Software-Umfeld anfühlt, lade ich Sie herzlich ein, es einfach auszuprobieren. Wir zeigen Ihnen gerne, wie einfach und schnell der Umstieg sein kann.