SharePoint oder Fileserver: Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen?

Eine klassische Dateifreigabe kennt fast jedes Unternehmen. Auf dem Server liegen Ordner für Verwaltung, Vertrieb, Buchhaltung oder Projekte. Mitarbeitende öffnen den Windows Explorer, wählen ein Netzlaufwerk und arbeiten mit den Dateien, die sie benötigen. Das ist vertraut, übersichtlich und funktioniert mit vielen älteren Anwendungen erstaunlich gut.

Gleichzeitig steht vielen Unternehmen mit Microsoft 365 bereits SharePoint Online zur Verfügung. Je nach Lizenz umfasst der gemeinsame Speicher laut Microsoft in der Regel 1 TB zuzüglich 10 GB pro erworbener Lizenz. Bei 25 Benutzern wären das beispielsweise 1,25 TB gemeinsamer SharePoint Speicher. Der persönliche OneDrive Speicher kommt noch hinzu.

Sollte man deshalb den bisherigen Fileserver abschaffen und alle Dateien nach SharePoint verschieben? Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt auf die Dateien und die Arbeitsweise an. SharePoint ist für viele Dokumente die bessere Plattform. Ein Fileserver bleibt sinnvoll, wenn Programme, Berechtigungen oder Arbeitsabläufe auf eine klassische Windows Dateifreigabe angewiesen sind. Häufig ist eine gut geplante Kombination die beste Lösung.

Was SharePoint anders macht als ein Fileserver

Ein Fileserver stellt Dateien und Ordner über das Unternehmensnetzwerk bereit. Berechtigungen werden üblicherweise über Windows Benutzer, Gruppen und NTFS Dateiberechtigungen gesteuert. Im Büro funktioniert der Zugriff direkt über das lokale Netzwerk. Außerhalb des Unternehmens ist meistens eine VPN Verbindung oder ein anderer geschützter Zugang erforderlich.

SharePoint Online ist dagegen eine Plattform für Dokumente und Zusammenarbeit in Microsoft 365. Dateien werden in Dokumentbibliotheken gespeichert und können im Browser, über Microsoft Teams oder über die OneDrive Synchronisierung geöffnet werden. Der Zugriff erfolgt über das Microsoft Konto und lässt sich mit Mehrstufiger Authentifizierung und weiteren Sicherheitsrichtlinien absichern.

Der Unterschied zeigt sich besonders dann, wenn mehrere Personen gemeinsam an Office Dokumenten arbeiten. Word, Excel und PowerPoint Dateien können gleichzeitig bearbeitet werden. Änderungen werden gespeichert, Versionen bleiben nachvollziehbar und Dokumente müssen nicht mehr per E Mail verschickt werden. SharePoint ist deshalb nicht einfach ein Fileserver im Internet.

Wann SharePoint die bessere Wahl ist

SharePoint eignet sich besonders für Dokumente, die regelmäßig von mehreren Personen bearbeitet, geteilt oder gesucht werden. Dazu gehören Angebote, Verträge, Präsentationen, Vorlagen, Protokolle, Projektunterlagen und interne Anleitungen. Die Plattform spielt ihre Stärken aus, wenn Mitarbeitende im Büro, im Homeoffice oder unterwegs arbeiten.

• Gemeinsames Bearbeiten von Microsoft Office Dokumenten

• Versionierung und Wiederherstellung früherer Bearbeitungsstände

• Zugriff über Browser, Teams und mobile Geräte

• Suche nach Dateinamen und Inhalten

• Steuerung über Microsoft 365 Gruppen und Berechtigungen

• Gezielte Freigabe ausgewählter Inhalte an externe Partner

Microsoft erlaubt in SharePoint Online derzeit Dateien mit einer Größe von bis zu 250 GB. Der vollständig decodierte Pfad darf einschließlich Dateiname höchstens 400 Zeichen umfassen. Für eine gute Synchronisierungsleistung empfiehlt Microsoft außerdem, nicht mehr als 300.000 Dateien innerhalb einer einzelnen OneDrive oder Teamwebsitebibliothek zu synchronisieren. Bei großen Datenbeständen ist deshalb eine Analyse wichtiger als der reine Kopiervorgang.

Wann der Fileserver weiterhin sinnvoll ist

Nicht jede Datei gehört nach SharePoint. Besonders vorsichtig sollte man bei Dateien sein, die von einer Warenwirtschaft, einem PPS System, einer Buchhaltungssoftware oder einer anderen Windows Branchensoftware direkt geöffnet werden. Viele dieser Anwendungen erwarten eine klassische SMB Dateifreigabe mit einem festen Laufwerksbuchstaben.

Manche Programme verwenden Dateisperren, temporäre Dateien oder Datenbankformate, die nicht für die Synchronisierung über SharePoint vorgesehen sind. Ein synchronisierter SharePoint Ordner sieht im Windows Explorer zwar ähnlich aus wie ein Netzlaufwerk, verhält sich technisch aber anders.

• Datenbanken und datenbankähnliche Dateien

• Programmverzeichnisse älterer Client Server Anwendungen

• CAD Daten mit speziellen Referenzen und Abhängigkeiten

• Große Datenbestände mit tiefen Ordnerstrukturen

• Dateien, für die eine Anwendung einen festen UNC Pfad benötigt

• Arbeitsabläufe mit sehr detaillierten NTFS Dateiberechtigungen

VPN oder direkter Zugriff über das Internet

Beim klassischen Fileserver ist der Zugriff außerhalb des Büros häufig an ein VPN gebunden. Das kann gut funktionieren, setzt aber eine stabile Verbindung und eine sauber abgesicherte Konfiguration voraus. Große Dateien oder Anwendungen mit vielen kleinen Dateioperationen können über ein langsames VPN deutlich träger reagieren als im lokalen Netzwerk.

SharePoint ist für den Zugriff über das Internet ausgelegt. Benutzer melden sich bei Microsoft 365 an und greifen anschließend auf die freigegebenen Dokumente zu. Eine zusätzliche Verbindung in das Firmennetz ist für diese Dateien normalerweise nicht erforderlich. Entscheidend bleiben Mehrstufige Authentifizierung, verwaltete Benutzerkonten, Regeln für unbekannte Geräte und eine regelmäßige Prüfung externer Freigaben.

Wie eine zentrale Anmeldung den Arbeitsalltag vereinfachen kann, erläutern wir im Beitrag Warum ein einziges Passwort Ihren Arbeitsalltag sicherer macht.

NTFS Berechtigungen lassen sich nicht einfach kopieren

Eine häufige Erwartung bei der SharePoint Migration lautet: Wir übernehmen einfach die vorhandenen NTFS Berechtigungen. In der Praxis sollte man genau das nicht ungeprüft tun. Über Jahre gewachsene Fileserver enthalten oft Gruppen, Einzelberechtigungen und Ausnahmen, deren ursprünglicher Zweck nicht mehr nachvollziehbar ist.

Besser ist es, die Berechtigungen vor der Migration neu zu ordnen. In SharePoint sollten Zugriffe möglichst über Gruppen vergeben werden, zum Beispiel für Geschäftsführung, Buchhaltung, Vertrieb oder ein Projektteam. Microsoft nennt für eindeutige Berechtigungsbereiche in einer Liste oder Bibliothek einen unterstützten Grenzwert von 50.000, empfiehlt allgemein aber höchstens 5.000.

Versionierung ist noch kein vollständiges Backup

SharePoint speichert Versionen von Dokumenten und verfügt über Papierkörbe. Dadurch können versehentliche Änderungen oder gelöschte Dateien in vielen Fällen wiederhergestellt werden. Das ist hilfreich, sollte aber nicht mit einer vollständigen Datensicherung gleichgesetzt werden.

Ein Backup soll Daten unabhängig vom produktiven System sichern und eine Wiederherstellung nach definierten Regeln ermöglichen. Für SharePoint, OneDrive und Teams sollte deshalb geklärt werden, welche Daten wie lange aufbewahrt werden, wie schnell einzelne Dateien oder ganze Bereiche wiederherstellbar sein müssen und ob eine zusätzliche Sicherung außerhalb des produktiven Microsoft 365 Mandanten erforderlich ist. Dasselbe gilt für einen lokalen Fileserver. Ein vorhandenes Backup ist erst dann belastbar, wenn die Wiederherstellung tatsächlich geprüft wurde.

Weitere Informationen zu einer passenden Sicherheitsstrategie finden Sie unter Cyber Security.

Die häufig beste Lösung ist eine klare Aufteilung

Für viele kleinere Unternehmen ist eine hybride Dateistruktur sinnvoll. Allgemeine Office Dokumente liegen in SharePoint. Dateien, die eng mit einer Windows Anwendung verbunden sind, bleiben auf einer klassischen Dateifreigabe. Persönliche Arbeitsdokumente gehören in OneDrive. Daten einer Warenwirtschaft, eines PPS Systems oder einer Branchensoftware bleiben dort, wo die Anwendung sie zuverlässig verarbeiten kann.

Diese Trennung verbindet moderne Zusammenarbeit mit der Kompatibilität bestehender Software. Sie verhindert zugleich, dass eine wichtige Fachanwendung durch eine unpassende Speicherlösung ausgebremst wird.

Wie der Remote Arbeitsplatz beide Welten verbindet

Spannend wird die Kombination mit einem Remote Arbeitsplatz. Dabei arbeiten die Mitarbeitenden auf einem zentral bereitgestellten Windows Desktop in der Microsoft Cloud. Die gewohnte Windows Umgebung, die Branchensoftware und die benötigten Dateifreigaben stehen innerhalb derselben kontrollierten Arbeitsumgebung zur Verfügung.

Der Remote Arbeitsplatz ist die moderne Alternative zum klassischen Terminal Server im eigenen Serverraum. Anwendungen müssen nicht auf jedem lokalen Gerät einzeln installiert und gepflegt werden. Stattdessen greifen Mitarbeitende von ihrem Büro PC, Notebook, Mac oder Tablet auf ihren Cloud PC zu. Für Unternehmen mit Warenwirtschaft, PPS oder anderer Client Server Windows Software ist das besonders interessant, weil Anwendung und Dateien nah beieinander betrieben werden können.

SharePoint bleibt parallel der geeignete Ort für Dokumente, die gemeinsam bearbeitet oder unkompliziert geteilt werden sollen. Warum Cloud Infrastruktur auch für Teams sinnvoll sein kann, die überwiegend im Büro arbeiten, erläutern wir im Beitrag Warum Cloud Infrastruktur auch für reine Büro Teams sinnvoll sein kann.

Vor der Migration sollten diese Fragen beantwortet sein

• Welche Anwendungen greifen direkt auf Dateien zu?

• Welche Dateitypen und Datenmengen werden verwendet?

• Wie tief sind die vorhandenen Ordnerstrukturen?

• Welche NTFS Berechtigungen bestehen heute?

• Welche Mitarbeitenden arbeiten regelmäßig außerhalb des Büros?

• Welche Dokumente werden gemeinsam bearbeitet?

• Welche externen Personen benötigen Zugriff?

• Welche Aufbewahrungsfristen und Wiederherstellungszeiten gelten?

Erst aus diesen Antworten ergibt sich eine belastbare Speicherstrategie. Eine Migration sollte außerdem nicht mit dem vollständigen Datenbestand beginnen. Ein ausgewählter Bereich mit klaren Verantwortlichkeiten eignet sich besser für einen kontrollierten Test.

Die passende Architektur statt einer pauschalen Entscheidung

SharePoint ist für moderne Dokumentenarbeit oft die bessere Wahl. Es erleichtert den ortsunabhängigen Zugriff, die gemeinsame Bearbeitung und die Einbindung in Microsoft 365. Ein Fileserver bleibt dort sinnvoll, wo Windows Anwendungen, feste Pfade, spezielle Dateiformate oder detaillierte NTFS Berechtigungen erforderlich sind.

Gerade bei einer bestehenden Warenwirtschaft, PPS Lösung oder Branchensoftware kann der Remote Arbeitsplatz den entscheidenden Schritt ermöglichen. Er verbindet die vertraute Windows Arbeitsweise mit einer zentral betreuten Umgebung in der Microsoft Cloud. SharePoint ergänzt diese Umgebung dort, wo Zusammenarbeit und flexibler Dokumentenzugriff gefragt sind.

serverstart unterstützt Unternehmen bei der Analyse der vorhandenen Dateistruktur, der Planung von SharePoint, der Einbindung bestehender Windows Software und der Einrichtung eines passenden Remote Arbeitsplatzes. Wenn Sie wissen möchten, welche Aufteilung für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, können Sie über unsere Kontaktseite ein unverbindliches Gespräch vereinbaren.