Von zehn auf dreißig Mitarbeiter in wenigen Jahren: Eigentlich ein Grund zur Freude. Die Auftragslage stimmt, der Vertrieb stellt ein, die Buchhaltung bekommt Verstärkung. Und trotzdem knirscht es an allen Ecken. Nicht im Markt, sondern in der IT. Was mit zehn Leuten pragmatisch und günstig funktioniert hat, sorgt mit dreißig Leuten für tägliche Reibung.
Interessant ist dabei, dass es fast immer in derselben Reihenfolge knirscht. Wir sehen das in unserer Beratung so oft, dass wir es hier einmal aufschreiben. Nicht als Drohkulisse, sondern damit Sie erkennen, an welcher Stelle Sie gerade stehen und was jeweils der saubere nächste Schritt wäre.
Zuerst kippt die Dateiablage
Am Anfang war die Ablage logisch. Es gab ein Laufwerk, ein paar Hauptordner und drei Leute, die genau wussten, was wo liegt. Bei dreißig Mitarbeitern und einigen Jahren Betrieb sieht dasselbe Laufwerk anders aus: Ordner mit Namen wie "Angebote_neu", daneben "Angebote_neu_final", dazu Projektordner, die jemand angelegt hat, der seit zwei Jahren nicht mehr im Haus ist. Suchen dauert länger als Arbeiten. Und in jeder zweiten Besprechung fällt der Satz, dass jemand mit einer alten Version gearbeitet hat.
Das ist kein Disziplinproblem der Belegschaft. Es ist die logische Folge davon, dass eine Struktur für zehn Personen gebaut wurde und nie nachgezogen wurde. Der saubere nächste Schritt ist unspektakulär: eine bewusste Entscheidung darüber, welche Daten überhaupt wo leben sollen. Klassische Dateiablage, SharePoint oder eine Kombination aus beidem sind unterschiedliche Werkzeuge mit unterschiedlichen Stärken. Wir haben die Abwägung ausführlich in unserem Beitrag zu SharePoint oder Fileserver beschrieben, und auch die häufige Verwechslung von OneDrive und SharePoint klären wir dort, wo sie im Alltag am meisten Schaden anrichtet. Wichtig ist vor allem eines: Räumen Sie nicht auf, bevor Sie entschieden haben, wohin geräumt wird. Sonst haben Sie in zwei Jahren dasselbe Problem, nur mit anderen Ordnernamen.
Dann traut sich niemand mehr an die Berechtigungen
Der zweite Punkt ist der unangenehmste, weil er lange unsichtbar bleibt. Berechtigungen wachsen historisch. Jemand brauchte einmal kurzfristig Zugriff auf die Personalordner, weil eine Auswertung anstand. Ein Auszubildender wurde übernommen und hat die Rechte aus drei Abteilungen behalten. Ein externer Buchhalter bekam einen Zugang, der nie wieder entfernt wurde. Nach ein paar Jahren gibt es eine Rechtestruktur, die niemand mehr vollständig erklären kann. Und weil niemand sie erklären kann, fasst sie auch niemand an. Zu groß ist die Sorge, dass am Montagmorgen die halbe Firma nicht mehr an ihre Daten kommt.
Diese Angst ist verständlich, aber teuer. Denn eine gewachsene Rechtestruktur ist genau das, was einen Verschlüsselungsangriff von einem ärgerlichen Vorfall zu einer Existenzfrage macht. Wenn ein einziges kompromittiertes Konto Schreibrechte auf praktisch alles hat, dann hat auch die Schadsoftware Schreibrechte auf praktisch alles. Warum ein klassischer Virenscanner allein hier nicht ausreicht, haben wir in einem eigenen Beitrag zum Thema Virenscanner und Ransomware beschrieben.
Der saubere nächste Schritt ist ein Rechtekonzept, das nicht von Personen ausgeht, sondern von Rollen. Vertrieb, Einkauf, Buchhaltung, Geschäftsführung. Menschen wechseln die Rolle, Rollen wechseln nicht die Rechte. Der Weg dorthin führt über eine ehrliche Bestandsaufnahme, und ja, die dauert einen Tag oder zwei. Danach ist der Kollege im Urlaub kein Grund mehr, warum ein Vorgang liegen bleibt. Unterstützung dabei bekommen Sie über unsere IT-Beratung und, wenn es um Härtung und Angriffserkennung geht, über unser Thema Cyber Security.
Irgendwann wird der Server einfach langsam
Der dritte Punkt ist der, über den zuerst offen gesprochen wird, weil ihn jeder spürt. Die Warenwirtschaft braucht morgens um acht spürbar länger. Der Monatsabschluss blockiert das Lager. Der Server, der vor fünf Jahren für zwölf Nutzer dimensioniert wurde, trägt heute dreißig Sitzungen, eine gewachsene Datenbank und nebenbei noch das Backup. Hardware altert nicht nur technisch, sie altert vor allem im Verhältnis zur Last, die auf ihr liegt.
An dieser Stelle wird typischerweise ein neuer Server angefragt. Das ist eine legitime Option, aber es ist eben nur eine von mehreren, und sie beantwortet die Frage nur bis zum nächsten Wachstumsschub. Wer heute investiert, legt sich in der Regel für fünf bis sieben Jahre fest, und zwar auf eine Kapazität, die er heute schätzen muss. Wie schnell diese Rechnung schiefgeht, haben wir in unserem Beitrag dazu beschrieben, warum Unternehmen ihre IT falsch kalkulieren, und die versteckten Kosten des Eigenhostings sind in dieser Rechnung meist gar nicht enthalten.
Der zweite Weg denkt nicht vom Server her, sondern vom Arbeitsplatz. Viele Betriebe kennen das Prinzip noch unter dem Begriff Terminal-Server: Mehrere Benutzer arbeiten gleichzeitig auf einem zentralen System, jeder sieht seinen eigenen Desktop, die Anwendung läuft dort, wo auch die Daten liegen. Genau dieses bewährte Prinzip steckt hinter dem Remote-Arbeitsplatz, nur dass das zentrale System nicht mehr in Ihrem Technikraum steht, sondern in Microsoft-Rechenzentren in Deutschland betrieben wird. Ihre Mitarbeiter bekommen einen vollständigen Windows-Desktop in der Cloud, auf den sie von praktisch jedem Gerät zugreifen. Für Betriebe mit klassischer Client-Server-Software, also Warenwirtschaft, PPS oder Branchenlösungen, ist das der entscheidende Unterschied zu vielen anderen Cloud-Ansätzen: Die Software muss nicht ersetzt werden, sie zieht nur um. Wie das konkret funktioniert, erklären wir auf der Seite Was ist ein Remote-Arbeitsplatz, und wer die Betriebsmodelle nebeneinander sehen möchte, findet das im Vergleich.
Dass dieser Weg längst kein Sonderfall mehr ist, zeigt der aktuelle Cloud Report des Digitalverbands Bitkom. Demnach nutzen 86 Prozent der Unternehmen in Deutschland Cloud-Dienste, weitere 14 Prozent planen oder diskutieren die Nutzung, und nur für 1 Prozent spielt das Thema keine Rolle. Interessant ist auch die Kostenseite, weil sie gern idealisiert wird: Im vergangenen Jahr sind die Betriebskosten für Cloud-Lösungen bei 64 Prozent der Unternehmen gestiegen, bei 19 Prozent stark und bei 45 Prozent leicht. Cloud ist also kein Automatismus für weniger Ausgaben. Sie ist ein Automatismus für planbare Ausgaben, und das ist bei einem wachsenden Betrieb oft das wertvollere Gut.
Niemand weiß mehr, wer welche Lizenz nutzt
Der vierte Punkt taucht meist auf, wenn die Rechnungen größer werden als erwartet. Bei zehn Personen kannte die Geschäftsführung jede Lizenz persönlich. Bei dreißig gibt es Abonnements, die für Projekte angelegt wurden, Zugänge ehemaliger Mitarbeiter, doppelte Pläne für dieselbe Funktion und Nutzer, die eine große Lizenz haben, obwohl sie nur Mail und Kalender brauchen. Gleichzeitig fehlt an anderer Stelle etwas, und jemand kauft es kurzfristig teuer nach.
Der saubere nächste Schritt ist ein einfacher Abgleich zwischen Personalliste und Lizenzliste, mindestens einmal im Jahr, idealerweise gekoppelt an den Eintritts- und Austrittsprozess. Dass dabei mehr Fragen entstehen als nur Kosten, zeigt sich spätestens dann, wenn jemand geht: Was mit dem E-Mail-Postfach eines ausscheidenden Mitarbeiters passiert, ist eine der meistgestellten Fragen, die wir bekommen. Und weil sich bei den Microsoft-Plänen regelmäßig etwas bewegt, lohnt der Blick auf unsere Beiträge zur Preiserhöhung im Juli 2026 und zu den neuen Lizenzvarianten ohne Teams. Wer Ordnung in die Microsoft-Welt bringen will, findet bei uns unter Microsoft 365 den passenden Rahmen dafür. Ein angenehmer Nebeneffekt des Remote-Arbeitsplatzes: Weil dort Windows- und Office-Lizenzen in einer monatlichen Pauschale je Arbeitsplatz enthalten sind, schrumpft die Zahl der Posten, die Sie einzeln im Blick behalten müssen. Mehr dazu, wie beides zusammenspielt, lesen Sie unter Microsoft 365 und Remote-Arbeitsplatz.
Und dann dauert die Einarbeitung Tage statt Stunden
Der letzte Punkt ist der, der am direktesten Geld kostet, und der am seltensten als IT-Thema erkannt wird. Ein neuer Mitarbeiter beginnt am Montag. Der Rechner wird bestellt oder aus dem Lager geholt, Windows eingerichtet, Office installiert, die Warenwirtschaft eingerichtet, der Drucker verbunden, die Laufwerke verknüpft, das Postfach angelegt, die Berechtigungen zusammengesucht. Wenn alles gut läuft, ist die Person am Mittwoch produktiv. Wenn nicht, sitzt sie am Donnerstag noch neben einer Kollegin und schaut zu.
Bei zwei Neueinstellungen im Jahr fällt das nicht auf. Bei zehn ist es ein spürbarer Kostenblock, und es ist ein schlechter erster Eindruck in einem Arbeitsmarkt, in dem sich Fachkräfte den Betrieb aussuchen. Der saubere nächste Schritt heißt Standardisierung: ein definierter Satz an Rollen, ein definierter Satz an Software, ein wiederholbarer Ablauf. Genau hier spielt ein Cloud-PC seine Stärke aus, weil der Arbeitsplatz nicht mehr auf einem bestimmten Gerät entsteht, sondern zentral bereitgestellt und dem neuen Konto zugewiesen wird. Der neue Kollege meldet sich an und findet dieselbe Umgebung vor wie alle anderen. Vorhandene PCs bleiben dabei nutzbar, weil die Rechenleistung aus der Cloud kommt.
Nebenbei löst dieser Ansatz mehrere der vorherigen Punkte gleich mit. Daten bleiben im Rechenzentrum, weil nur das Bildschirmbild übertragen wird. Ein gestohlenes Notebook enthält deshalb keine Kundendaten. Homeoffice funktioniert ohne aufwendige Tunnelkonstruktionen, und warum es dafür bessere Alternativen zum klassischen VPN gibt, haben wir separat aufgeschrieben. Auch die Frage, wie mehrere Benutzer sauber und gleichzeitig arbeiten, beantworten wir im Detail im Beitrag zum Remotedesktop für mehrere Benutzer.
Warum die Reihenfolge wichtig ist
Die fünf Punkte hängen zusammen, und genau das macht sie tückisch. Wer nur den langsamen Server ersetzt, nimmt die chaotische Ablage und die undurchsichtigen Berechtigungen einfach mit auf die neue Maschine. Wer nur aufräumt, ohne die Struktur zu klären, räumt in zwei Jahren wieder auf. Wachstum verzeiht Provisorien eine Weile, aber irgendwann rechnet es ab.
Und es gibt einen Zeitpunkt, an dem die Entscheidung besonders günstig fällt: bevor Sie müssen. Wenn der Server noch läuft, wenn kein Ausfall Sie treibt und kein Support-Ende im Kalender steht, dann haben Sie die Ruhe, den Weg zu wählen, der zu Ihrem Betrieb passt. Wie eng dieses Zeitfenster werden kann, zeigt unser Beitrag zum Support-Ende von Windows Server 2019. Wer die Zahlen strukturiert angehen will, findet in unserem Text zur IT-Budgetplanung einen brauchbaren Rahmen.
Wenn Sie sich in zwei oder drei der beschriebenen Punkte wiedererkennen, dann ist das kein Zeichen von Versäumnis, sondern von Wachstum. Wir schauen uns Ihre Situation gerne an, bevor Sie eine Investitionsentscheidung treffen. In einem unverbindlichen Gespräch klären wir, welche Ihrer Anwendungen sich für welchen Weg eignen, wo Abhängigkeiten liegen und in welcher Reihenfolge die Schritte sinnvoll sind. Manchmal ist das Ergebnis ein neuer Server vor Ort, oft ist es der Remote-Arbeitsplatz, gelegentlich eine Kombination aus beidem. Was wir Ihnen zusagen können: eine Empfehlung, die zu Ihrem Betrieb passt und nicht zu unserem Produktkatalog. Sprechen Sie uns an, solange die Termine noch Ihre Termine sind.