Wer in seinem Unternehmen Microsoft 365 einsetzt, stolpert früher oder später über zwei Begriffe, die auf den ersten Blick fast gleich wirken: OneDrive und SharePoint. Beide kommen von Microsoft, beide speichern Dateien in der Cloud, beide lassen sich über den Browser oder den Windows Explorer nutzen. Trotzdem gibt es einen ganz entscheidenden Unterschied, den viele Unternehmen erst dann bemerken, wenn es zu spät ist.

In diesem Artikel erklären wir verständlich, was OneDrive und SharePoint jeweils können, wo die Unterschiede liegen und warum die richtige Zuordnung für Ihr Unternehmen wichtiger ist als die meisten denken.

Zwei Produkte, ein Ökosystem

SharePoint und OneDrive sind zwei Komponenten des Microsoft 365-Ökosystems, die sich zwar ähneln, aber dennoch unterschiedliche Funktionen erfüllen. Beide speichern Ihre Dateien sicher in der Microsoft Cloud. Auf den ersten Blick schauen die Oberflächen fast identisch aus, ebenso die Funktionen. Das liegt ganz einfach daran, dass OneDrive technisch auf SharePoint basiert, oder genauer: eine SharePoint-Dokumentenbibliothek darstellt.

Was viele nicht wissen: Microsoft bietet zwei verschiedene Cloud-Speicherlösungen an: OneDrive und SharePoint. OneDrive gibt es in einer privaten Variante (das kostenlose OneDrive, das viele vom eigenen Microsoft-Konto kennen) und in einer geschäftlichen Variante (OneDrive for Business), die Bestandteil von Microsoft 365 ist. SharePoint hingegen ist von Haus aus eine reine Unternehmensplattform.

OneDrive: Ihr persönlicher Speicher

OneDrive ist Ihre persönliche Cloud-Speicherlösung, die Ihnen erlaubt, Dateien online zu speichern, zu synchronisieren und zu teilen. Stellen Sie sich OneDrive wie Ihren eigenen digitalen Schreibtisch vor. Hier liegen Ihre Entwürfe, persönliche Notizen, Vorlagen und Dateien, an denen Sie gerade alleine arbeiten.

Wenn Sie an einer Datei alleine arbeiten, speichern Sie sie in OneDrive. Ihre OneDrive-Dateien sind privat, es sei denn, Sie teilen sie ausdrücklich mit anderen. Das ist praktisch und intuitiv. Aber genau hier liegt auch eine Stolperfalle, die gerade in kleineren Unternehmen oft übersehen wird.

SharePoint: Der Speicher des Unternehmens

SharePoint ist ein Enterprise-Content-Management-System, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Inhalte, Dokumente und Geschäftsprozesse zu verwalten und gemeinsam zu nutzen. Während OneDrive der persönliche Bereich eines einzelnen Mitarbeiters ist, gehören die Daten in SharePoint immer dem Unternehmen.

SharePoint ist ideal für unternehmensweite Zusammenarbeit und Kommunikation, während OneDrive sich hervorragend für persönliche Dateiverwaltung und gezieltes Teilen eignet. In der Praxis bedeutet das: Ihre Vertriebsdokumentation, Projektunterlagen, Vorlagen, Qualitätsmanagement-Dokumente und alles, was dauerhaft für das Team verfügbar sein muss, gehört nach SharePoint. Nicht in den persönlichen OneDrive-Ordner eines einzelnen Mitarbeiters.

Eine App für alles: der OneDrive Sync Client

Ein Detail, das bei vielen für Verwirrung sorgt: OneDrive Sync ist eine Anwendung, die man auf dem Computer installiert und die sich um die Zwei-Wege-Synchronisation von Dateien kümmert, und zwar sowohl für den eigenen OneDrive-Speicher als auch für SharePoint-Bibliotheken. Sie nutzen also tatsächlich nur eine Software, nämlich den OneDrive Client, um beide Dienste lokal auf Ihrem Rechner verfügbar zu machen.

Wenn Ihre Organisation ein Microsoft 365 Abonnement nutzt, können Sie Ihre SharePoint- und Teams-Dateien in einen Ordner auf Ihrem Computer synchronisieren. So arbeiten Sie direkt im Windows Explorer und greifen auf Dateien zu, auch wenn Sie gerade offline sind. Sobald Sie wieder online sind, werden Änderungen automatisch synchronisiert.

Im Windows Explorer sehen Sie dann typischerweise zwei Bereiche: Ihren persönlichen OneDrive-Ordner (mit dem eigenen Namen oder dem Firmennamen) und die synchronisierten SharePoint-Bibliotheken. Beides wird über denselben OneDrive Client verwaltet, obwohl es technisch zwei verschiedene Speicherorte sind.

Der entscheidende Unterschied: Wem gehören die Daten?

Jetzt kommen wir zum Punkt, der in der täglichen Arbeit oft unterschätzt wird und der bei einem Mitarbeiterwechsel zum echten Problem werden kann.

Der absolut entscheidende Unterschied liegt im Eigentum der Daten. In OneDrive gehören die Dateien immer einer einzelnen Person. Verlässt dieser Mitarbeiter das Unternehmen, sind die Daten im schlimmsten Fall weg oder nur schwer zugänglich.

Ein weiterer Nachteil ist, dass, da OneDrive-Dateien nur ihrem Ersteller gehören, alle OneDrive-Dateien automatisch innerhalb von 30 Tagen entfernt werden, wenn diese Person das Unternehmen verlässt. Wenn Sie das nicht aktiv mitbekommen oder sich niemand darum kümmert, sind Angebote, Kalkulationen oder Kundendokumente unwiederbringlich verloren.

Ein Mitarbeiter verlässt Ihr Unternehmen, sein Nutzerprofil wird also gelöscht, und dann beginnt die Uhr zu ticken. Der gelöschte Benutzer wird 30 Tage lang im Microsoft 365 Admin Center angezeigt. Wenn Sie einem anderen Benutzer Zugriff auf OneDrive gewähren, hat dieser Benutzer standardmäßig 30 Tage Zeit, um auf die Dateien zuzugreifen und sie herunterzuladen. Danach wird es kompliziert, manchmal unmöglich.

In SharePoint hingegen gehören die Dateien immer dem Team oder dem Unternehmen. Das schafft Sicherheit und Kontinuität, selbst wenn Mitarbeiter wechseln. Das ist der zentrale Unterschied: SharePoint-Daten sind persistent. Sie bleiben bestehen, unabhängig davon, ob einzelne Mitarbeiter kommen oder gehen.

Wie legt man Daten richtig ab?

Eine einfache Faustregel: Alles, was nur Sie persönlich betrifft und was niemand sonst braucht, darf in OneDrive liegen. Ihre Notizen für das nächste Mitarbeitergespräch, persönliche Entwürfe, Zwischenversionen. Sobald ein Dokument aber für Kollegen relevant ist oder langfristig im Unternehmen verfügbar sein muss, gehört es nach SharePoint.

Nehmen wir ein praktisches Beispiel: Sie arbeiten an einem neuen Angebot. Die ersten Entwürfe, Ihre Notizen und die Kalkulationen gehören ganz klar in Ihren persönlichen Bereich, und das ist OneDrive. Sobald das Angebot aber fertig ist und mit den Kollegen aus dem Vertrieb und der Technik abgestimmt werden muss, gehört es an einen zentralen Ort, auf den alle Beteiligten sicher zugreifen können. Genau das ist der Job von SharePoint.

In vielen Unternehmen, die wir betreuen, sehen wir leider das Gegenteil: Wichtige Geschäftsdokumente liegen in den persönlichen OneDrive-Ordnern einzelner Mitarbeiter, werden dort per Link geteilt, und niemand hat einen Überblick darüber, wo eigentlich welche Daten liegen. Das funktioniert so lange, bis der erste Kollege das Unternehmen verlässt. Und plötzlich fehlen Angebote, Verträge oder Projektunterlagen.

Was das mit Ihrer IT-Infrastruktur zu tun hat

Die Frage, wie und wo Ihre Mitarbeiter Dateien ablegen, ist keine rein organisatorische Frage. Sie hängt direkt damit zusammen, wie Ihre IT-Infrastruktur aufgebaut ist. Gerade Unternehmen, die mit Windows-Branchensoftware wie Warenwirtschaftssystemen oder PPS-Systemen arbeiten, kennen das Thema: Dokumente, die aus der Software heraus erzeugt werden, landen oft auf einem zentralen Fileserver oder lokal auf dem Rechner. In beiden Fällen gibt es Schwachstellen bei der Verfügbarkeit, der Sicherung und dem Zugriff von unterwegs.

Ein Remote-Arbeitsplatz löst viele dieser Themen elegant. Da Ihre Mitarbeiter auf einem zentralen Cloud-PC in der Microsoft Cloud arbeiten, liegen alle Dateien sicher an einem Ort. Die Integration von SharePoint und OneDrive funktioniert nahtlos, weil der OneDrive Sync Client direkt auf dem Remote-Arbeitsplatz eingerichtet wird. Ihre Mitarbeiter arbeiten wie gewohnt im Windows Explorer, ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Und Sie als Geschäftsführer haben die Gewissheit, dass Unternehmensdaten zentral gesichert und über professionelle Backup-Strategien geschützt sind.

Denn gerade die Kombination aus korrekt konfiguriertem SharePoint für Unternehmensdaten und einem gemanagten Remote-Arbeitsplatz sorgt dafür, dass das Thema Datenverlust bei Mitarbeiterwechsel kein Thema mehr ist. Die Daten gehören dem Unternehmen, liegen auf SharePoint, und der Zugriff wird zentral verwaltet. Das ist nicht nur sauberer, sondern auch DSGVO-konformer, als wenn vertrauliche Kundendaten im persönlichen OneDrive-Ordner eines einzelnen Mitarbeiters schlummern.

So unterstützen wir Sie

Microsoft 365 richtig einzurichten bedeutet mehr als Lizenzen zu kaufen und Passwörter zu verteilen. Es geht darum, SharePoint-Strukturen sinnvoll aufzubauen, Berechtigungen korrekt zu setzen und Mitarbeitern verständlich zu erklären, wo welche Dateien hingehören. Und es geht darum, die gesamte IT-Infrastruktur so aufzusetzen, dass Ihre Geschäftsdaten sicher, verfügbar und unabhängig von einzelnen Personen sind.

Genau dabei helfen wir. Ob es um die Einrichtung von Microsoft 365, die Migration auf einen Remote-Arbeitsplatz oder eine ehrliche Beratung zu Ihrer aktuellen IT-Situation geht: Wir nehmen uns die Zeit, Ihre Anforderungen zu verstehen, und finden eine Lösung, die zu Ihrem Unternehmen passt. Ohne Vertragsfallen, ohne Überraschungen.

Wenn Sie sich unsicher sind, ob Ihre Microsoft 365-Umgebung sauber konfiguriert ist oder ob Ihre Unternehmensdaten dort liegen, wo sie hingehören, dann lassen Sie uns darüber sprechen. Eine kurze Kontaktaufnahme genügt.