Wer in Microsoft Outlook nach einer Möglichkeit sucht, E-Mail-Signaturen für alle Mitarbeiter einheitlich und zentral zu verwalten, stößt schnell auf eine ernüchternde Erkenntnis: Microsoft bietet hier von Haus aus keine wirklich brauchbare Lösung. Gerade für Unternehmen, bei denen jede ausgehende E-Mail die Visitenkarte des Unternehmens ist, wird das schnell zum Problem.

In diesem Artikel schauen wir uns an, warum einheitliche Signaturen wichtig sind, welche Bordmittel Microsoft 365 mitbringt, wo deren Grenzen liegen und wie Sie das Thema mit einer professionellen Lösung sauber in den Griff bekommen.

Warum einheitliche E-Mail-Signaturen so wichtig sind

E-Mails sind nach wie vor das wichtigste Kommunikationsmittel im geschäftlichen Alltag. E-Mail bleibt das wichtigste Kommunikationsmittel für Unternehmen. Jede einzelne Nachricht, die Ihr Unternehmen verlässt, transportiert dabei weit mehr als den eigentlichen Inhalt: Sie vermittelt einen Eindruck von Professionalität, Seriosität und Markenbewusstsein.

Wenn Mitarbeiter ihre Signaturen selbst verwalten, passiert in der Praxis fast immer dasselbe: Mitarbeiter kopieren und basteln veraltete Signaturen zusammen. Mit durchschnittlich 110 E-Mails pro Woche pro Person und ohne zentrale Signaturverwaltung endet das in einem Sammelsurium unterschiedlicher E-Mail-Signaturen. Mal fehlt das aktuelle Logo, mal stimmt die Telefonnummer nicht, mal ist die Rechtsform falsch geschrieben.

Das ist nicht nur ein optisches Problem. Für im Handelsregister eingetragene Unternehmen gibt es in Deutschland klare gesetzliche Vorgaben: Im Fall einer GmbH müssen in der E-Mail-Signatur Pflichtangaben wie Firmenname mit der entsprechenden Rechtsform, der Ort der Handelsregister-Niederlassung, das zuständige Registergericht, die Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer enthalten sein. Seit 2007 schreibt das EHUG Pflichtangaben für Signaturen vor. Enthalten E-Mails nicht die geforderten Informationen in der Signatur oder dem Impressum, kann vom zuständigen Registergericht ein Zwangsgeld von bis zu 5.000 € festgesetzt werden. Und auch Abmahnungen durch Wettbewerber sind nicht unüblich: Noch teurer kann es werden, wenn ein Mitbewerber abmahnt. Fehlende Pflichtangaben gelten als wettbewerbswidrig.

Wer als Geschäftsführer dafür die Verantwortung trägt, möchte sich hier verständlicherweise keine Blöße geben. Und genau deshalb ist es sinnvoll, das Thema nicht dem Zufall zu überlassen, sondern Signaturen zentral und einheitlich zu steuern.

Was Microsoft 365 von Haus aus bietet

Microsoft 365 bringt über Exchange Online grundsätzlich eine Möglichkeit mit, E-Mail-Signaturen zentral zu setzen: die sogenannten Nachrichtenflussregeln (auch Transportregeln genannt). Über Transportregeln kann die Signatur serverseitig an ausgehende E-Mails angehängt werden. Das ermöglicht einheitliche Signaturen, auch wenn Nutzer verschiedene Geräte verwenden.

Darüber hinaus bietet Outlook selbst die Möglichkeit, Signaturen lokal im Desktop-Client oder in der Webversion einzurichten. Obwohl Microsoft die Funktion „Roaming-Signaturen" eingeführt hat, mit der Signaturen zwischen Outlook-Versionen synchronisiert werden können, werden Signaturen in Outlook für Mac, Android und iOS weiterhin getrennt gespeichert. Und es gibt immer noch keine Möglichkeit, diese Signaturen zuverlässig von einem Ort aus zu verwalten.

Klingt erst einmal machbar. In der Praxis zeigt sich aber schnell, warum diese Bordmittel für den Unternehmenseinsatz nur bedingt taugen.

Wo die Bordmittel an ihre Grenzen stoßen

Die nativen Lösungen weisen einige Einschränkungen auf: E-Mail-Signaturen werden nicht direkt unter der letzten Antwort in einem E-Mail-Thread eingefügt. Bilder in E-Mail-Signaturen werden von Empfängern als Anhänge erhalten. Es gibt keinen HTML-Editor zum Entwerfen, Testen und zur Vorschau Ihrer Signatur. E-Mail-Signaturen werden unter Gesendeten Elementen in Ihrem E-Mail-Client nicht angezeigt.

Dazu kommt ein weiteres Problem, das Administratoren aus der Praxis nur zu gut kennen: Ohne zentralisiertes E-Mail-Signatur-Management können Benutzer ihre Outlook-Signaturen löschen oder deaktivieren, veraltete E-Mail-Signaturinhalte wiederverwenden, nicht genehmigte Designs oder Kontaktinformationen verwenden und erforderliche Haftungsausschlüsse weglassen. Sie haben keine vollständige Kontrolle darüber, was die Leute versenden.

Manuelle Updates sind unzuverlässig. Massen-E-Mails, die Nutzer auffordern, ihre Outlook-Signaturen zu aktualisieren, wirken selten. Login-Skripte erreichen keine Remote-Nutzer oder solche, die über VPN verbunden sind.

Wer seine Mitarbeiter per Rundmail bittet, die neue Signatur einzupflegen, kennt das Ergebnis: Nach zwei Wochen haben vielleicht 60 % es erledigt, bei 20 % stimmt die Formatierung nicht, und der Rest hat die Mail gar nicht erst gelesen. Besonders in Unternehmen, in denen Mitarbeiter an verschiedenen Standorten, im Homeoffice oder von unterwegs arbeiten, wird dieses Vorgehen schnell zur Sisyphusarbeit.

Die professionelle Lösung: Zentrale Signaturverwaltung mit Exclaimer

Genau hier setzen professionelle Lösungen wie Exclaimer an. Exclaimer ermöglicht es, professionelle Microsoft 365-Signaturen für alle Nutzer zentral und auf allen Endgeräten zu verwalten. Es ist der führende Cloud-Service für die zentrale Verwaltung von Microsoft 365 Signaturen.

Der wesentliche Unterschied zu den Microsoft-Bordmitteln: Das Add-in unterstützt Plattformen wie Outlook für Windows, Outlook für macOS, Outlook Web App (OWA) und Mobile Geräte (iOS und Android). Für Administratoren bietet das Add-in den Vorteil, dass es zentral bereitgestellt und verwaltet werden kann. So reduziert sich der IT-Aufwand, und gleichzeitig wird sichergestellt, dass unternehmensweite Signaturrichtlinien eingehalten werden.

Konkret bedeutet das:

• Vorlagen per Drag-and-Drop erstellen: Signaturen werden mit dem Signatur-Editor per Drag-and-Drop erstellt. Mehrere Signaturen können angelegt und individuellen Benutzern, Gruppen und Abteilungen zugewiesen werden, sogar basierend auf Berufsbezeichnungen. Die E-Mail-Signaturen werden dann automatisch an alle oder ausgewählte Benutzer verteilt.
• Automatische Personalisierung: Während eine neue E-Mail erstellt wird, erscheint die Signatur automatisch mit den Kontaktinformationen aus dem Azure Active Directory Ihres Unternehmens. Name, Durchwahl, Abteilung und Standort werden also automatisch gezogen.
• Werbebanner und Kampagnen: Werbebotschaften lassen sich mit Werbebannern optimieren und Social-Media-Symbole hinzufügen, um Kundeninteraktionen anzuregen. Das macht jede einzelne E-Mail zum Werbeträger, ohne dass die Mitarbeiter etwas tun müssen.
• Compliance und Sicherheit: Exclaimer stellt Datensicherheit in jeder Phase an erste Stelle. Alle Daten werden durchgängig mit TLS verschlüsselt übertragen. Darüber hinaus schützen moderne Firewalls, Intrusion-Prevention-Systeme und aktive DDoS-Abwehr die Umgebung. Durch den DevSecOps-Ansatz ist Sicherheit fest in die Produktentwicklung integriert.

Auch nicht-technische Teams können mit Exclaimer arbeiten: Nicht-technische Teams können die Verantwortung für die Verwaltung von Signaturen übernehmen, ohne dass das IT-Team involviert sein muss. Das Marketing erstellt die Vorlagen und Banner, die IT gibt sie frei. So werden Zuständigkeiten klar verteilt und niemand muss auf die IT warten, nur weil ein neuer Messetermin in die Signatur soll.

Wie das Ganze zusammen mit dem Remote-Arbeitsplatz funktioniert

Gerade wenn Ihre Mitarbeiter nicht nur im Büro sitzen, sondern auch im Homeoffice oder von unterwegs arbeiten, zeigt sich der Vorteil einer Cloud-basierten Signaturverwaltung besonders deutlich. Der Remote-Arbeitsplatz ist ein vollständiger Windows-Desktop in der Cloud, auf den Mitarbeiter von jedem Gerät aus zugreifen können. Ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs: Mitarbeiter greifen von jedem Ort sicher auf ihren gewohnten Desktop zu. Perfekt für hybride Arbeitsmodelle.

In einer solchen Umgebung ist die Kombination aus Remote-Arbeitsplatz und zentraler Signaturverwaltung besonders wirkungsvoll. Denn wenn alle Mitarbeiter über ihren Cloud-PC auf Outlook zugreifen, greifen die zentral definierten Signaturrichtlinien automatisch, ohne dass jemand etwas manuell einrichten muss. Egal ob ein Mitarbeiter gerade am Arbeitsplatz im Büro sitzt, vom Tablet im Homeoffice arbeitet oder auf dem Smartphone eine schnelle Antwort tippt: Die Signatur ist immer aktuell, einheitlich und rechtskonform.

Wer noch mit einem lokalen Server und manuell verwalteten Arbeitsplätzen arbeitet, kennt das Problem: Login-Skripte, Gruppenrichtlinien und manuelle Nacharbeit bei jedem neuen Mitarbeiter oder Gerätewechsel. Group Policy, Login-Skripte oder Desktop-Agenten sind bei Exclaimer nicht erforderlich. Alle Einstellungen werden zentral über ein Dashboard gesteuert. Und genau das macht den Unterschied zwischen einer IT, die hinterherräumt, und einer IT, die einfach funktioniert.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie sich ein gemanagter Cloud-Arbeitsplatz im Vergleich zum Eigenbetrieb rechnet, schauen Sie gerne in unseren Vergleich oder lesen Sie unseren Artikel über die versteckten Kosten beim Eigenhosting.

So setzen wir das bei serverstart für Sie um

Bei serverstart gehört die Einrichtung und Verwaltung von Exclaimer zu unserem Microsoft 365 Service. Wir übernehmen die komplette Konfiguration: von der Anbindung an Ihr Entra ID (ehemals Azure Active Directory) über das Design der Signaturvorlagen bis hin zur Einrichtung der Regeln, die festlegen, welcher Mitarbeiter welche Signatur bekommt.

Sie als Geschäftsführer oder IT-Verantwortlicher müssen sich nicht mit HTML-Code oder Transportregeln beschäftigen. Wir setzen das sauber auf, Sie nehmen die Vorlagen ab, und ab dem Moment läuft das Ganze automatisch. Neue Mitarbeiter bekommen die richtige Signatur vom ersten Tag an, Änderungen an Logo, Telefonnummern oder Kampagnenbannern werden zentral eingespielt und sind sofort bei allen aktiv.

Wenn Sie Fragen haben oder wissen möchten, wie das konkret in Ihrem Unternehmen aussehen könnte, sprechen Sie uns einfach an. Wir schauen uns Ihre aktuelle Situation an und zeigen Ihnen, wie Sie mit wenig Aufwand einen großen Schritt in Richtung professionelle Außenwirkung machen. Ganz ohne Zwangsgelder vom Registergericht.