Wer ein Unternehmen führt, kennt das Thema: Ordner, Belege, Rechnungen, Verträge. Irgendwo liegt noch eine Lieferantenkorrespondenz aus 2019, die Lohnabrechnungen von 2017 stehen im Keller und niemand weiß so recht, was davon noch aufbewahrt werden muss und was endlich in den Schredder darf. Dabei ist die Antwort auf diese Frage alles andere als trivial, denn es gibt nicht die eine Aufbewahrungsfrist. Es gibt viele. Und sie hängen davon ab, um welches Dokument es sich handelt, in welcher Branche Sie tätig sind und welche gesetzlichen Regelungen greifen.

Dieser Artikel gibt Ihnen einen praxisnahen Überblick über die wichtigsten Fristen und Regelungen für Geschäftsdokumente in Deutschland. Er ersetzt keine Rechtsberatung und keinen Steuerberater, aber er soll Ihnen helfen, die richtigen Fragen zu stellen und zu verstehen, worauf es ankommt.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Unternehmen?

Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich vorgeschriebene Zeiträume, innerhalb derer geschäftliche Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Die Vorgaben finden ihre rechtliche Grundlage im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO). Daneben existieren ergänzende branchen- oder anwendungsspezifische Aufbewahrungspflichten.

Im Kern unterscheidet der Gesetzgeber aktuell drei Zeithorizonte:

10 Jahre gelten für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Rechnungen. Die Aufbewahrungsfrist für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschluss, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Buchungsbelege, Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, und Rechnungen beträgt zehn Jahre.

8 Jahre gelten seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) für Buchungsbelege. Seit dem 01.01.2025 gilt für Buchungsbelege eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Das vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre reduziert. Dazu gehören beispielsweise Kontoauszüge, Bewertungsunterlagen, Quittungen, Saldenlisten und Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

6 Jahre gelten für empfangene und versandte Handelsbriefe und Geschäftskorrespondenz. Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren.

Eine Besonderheit, die gerne übersehen wird: Die Aufbewahrungsfrist beginnt stets mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden beziehungsweise Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind. Eine Rechnung vom März 2026 müssen Sie also nicht ab März 2026 rechnen, sondern ab dem 01.01.2027 für volle acht Jahre aufbewahren.

Warum das BEG IV für Sie relevant ist

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) ist die jüngste Gesetzesinitiative des Bundes zur Reduzierung administrativer Pflichten für Unternehmen. Der Gesetzgeber verfolgt mit dem BEG IV das Ziel, insbesondere kleine und mittlere Unternehmen von Dokumentations-, Aufbewahrungs- und Meldepflichten zu entlasten und damit Verwaltungskosten dauerhaft zu senken.

Die Verkürzung von zehn auf acht Jahre bei Buchungsbelegen klingt zunächst unspektakulär. Aber denken Sie das in der Praxis weiter: Die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen kann zu Kosteneinsparungen führen, da weniger Lagerraum für physische Dokumente benötigt wird und digitale Speicherressourcen entlastet werden.

Allerdings hat die Sache einen Haken: Die Datenverarbeitungssysteme mussten bisher sogar bei einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder einer Datenauslagerung über die 10-jährige Aufbewahrungsfrist aufrecht gehalten werden. Künftig reicht es aus, wenn der Steuerpflichtige 5 Jahre nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung einen Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen vorhält. Das bedeutet: Wer seine Software wechselt, muss trotzdem sicherstellen, dass die alten Daten lesbar bleiben. Wer sich auf lokale Systeme verlässt, die irgendwann veralten und nicht mehr unterstützt werden, hat hier ein echtes Problem.

Was die GoBD von Ihnen verlangt

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) klingen sperrig. Sind sie auch. Aber für jedes Unternehmen, das digital arbeitet, sind sie die entscheidende Spielregel.

Die GoBD ergänzen das Ganze um technische Anforderungen: Digitale Dokumente müssen unveränderbar, vollständig und maschinell lesbar sein. Unterlagen müssen während der gesamten Archivzeit verfügbar bleiben. Finanzbehörden brauchen jederzeit Zugriff.

Die Aufbewahrungspflicht für (elektronische) Belege und Dokumente gilt gemäß GoBD für alle Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sein können.

Das heißt in der Praxis: Die bloße Speicherung von Rechnungen in Dateiverzeichnissen reicht nicht mehr aus, um den Anforderungen der GoBD gerecht zu werden. Eine einfache Ablage im Dateimanager erfüllt somit oft nicht die notwendigen Kriterien. Wichtige Vorgaben wie die ordnungsgemäße Archivierung, Unveränderbarkeit, Datensicherheit und maschinelle Auswertbarkeit können nur durch den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) gewährleistet werden.

E-Mail-Archivierung: Die unterschätzte Pflicht

Ein Punkt, den viele Unternehmen übersehen: Der Hauptteil der geschäftlichen Korrespondenz findet längst per E-Mail statt. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Vertragsverhandlungen, all das läuft heute digital über das Postfach. Und genau deshalb ist auch die Aufbewahrung von E-Mails gesetzlich geregelt, vor allem in der AO in Verbindung mit den GoBD.

Seit Januar 2017 sind Unternehmen verpflichtet, E-Mails, die buchungsrelevante Geschäftsvorgänge enthalten, revisionssicher zu archivieren. Das bedeutet: Ein gewöhnliches E-Mail-Postfach reicht nicht aus. E-Mails dürfen nicht nachträglich verändert oder gelöscht werden können, solange die Aufbewahrungsfrist läuft. Sie müssen jederzeit auffindbar und maschinell auswertbar sein. Und sie müssen im Originalformat vorliegen, ein Ausdruck auf Papier genügt nicht.

In der Praxis bedeutet das: Ohne eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung, die automatisch und revisionssicher arbeitet, bewegen sich viele Unternehmen in einer rechtlichen Grauzone. Gerade bei einer Betriebsprüfung kann das zum Problem werden, wenn die Finanzbehörde Zugriff auf E-Mails verlangt, die längst gelöscht oder in einem nicht mehr zugänglichen Postfach verschwunden sind.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie sich E-Mail-Archivierung im Unternehmen umsetzen lässt, werfen Sie einen Blick auf unsere Mail-Archiv-Lösung.

E-Rechnungspflicht: Aufbewahrung fängt beim Empfang an

Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland verpflichtend. Was sich ändert ist der Vorrang der Papierrechnung, diesen nimmt nun die E-Rechnung ein, weshalb alle Unternehmen seit 1. Januar 2025 den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung der E-Rechnung sicherstellen müssen.

Für viele Unternehmen greifen dabei noch Übergangsfristen: In dem Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können sich alle Rechnungsaussteller dafür entscheiden, statt einer E‑Rechnung eine sonstige Rechnung auszustellen. Ab dem 1.1.2027 ist man zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet, wenn der Umsatz im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro betragen hat. Ab dem 1.1.2028 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich für alle Pflicht.

Das bedeutet: Die E-Rechnung kommt, die Übergangsfrist endet. Und mit ihr steigt die Anforderung an die digitale Infrastruktur Ihres Unternehmens. E-Rechnungen müssen im Originalformat archiviert werden. Ein Ausdruck auf Papier genügt nicht. Elektronische Rechnungen müssen in der Form archiviert werden, in der sie empfangen wurden. Ein „Medienbruch", wie das Ausdrucken und Lagern von elektronischen Dokumenten in Papierform, ist nicht zulässig. Stattdessen müssen digitale Dokumente verfälschungssicher und nachvollziehbar gespeichert werden.

Was passiert, wenn Sie die Fristen nicht einhalten?

Verletzen Sie als Unternehmer die im Handelsrecht festgelegten Aufbewahrungspflichten, führt dies nicht zu direkten Sanktionen. Dafür können Sie jedoch aus strafrechtlicher Sicht in die Bredouille kommen, denn: Wer vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist Handelsbücher oder sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen vernichtet oder verheimlicht und dadurch die Übersicht über seinen Vermögensstand erschwert, dem droht eine Geldstrafe oder sogar eine Freiheitsstrafe von bis zu zwei Jahren (§ 283b StGB). Zu einem noch empfindlicheren Strafmaß bis zu fünf Jahren kann es zudem kommen, wenn die Tat im Zustand einer sogenannten Unternehmenskrise begangen wurde, also etwa um eine drohende Zahlungsunfähigkeit oder eine Überschuldung zu vertuschen (§ 283 StGB).

Hinzu kommt: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind Sie zur Löschung verpflichtet, besonders bei personenbezogenen Daten. Sie müssen also nicht nur wissen, wie lange etwas aufbewahrt wird, sondern auch, wann etwas gelöscht werden muss. Die DSGVO verlangt das ausdrücklich.

Was das alles mit Ihrer IT zu tun hat

Jetzt kommt der Punkt, an dem sich die Frage stellt: Wie setze ich das alles technisch um? Gerade wenn Sie mit einer Warenwirtschaft, einer Branchensoftware oder einem ERP-System arbeiten, das auf einem lokalen Server läuft, wissen Sie: Systeme veralten. Hardware wird abgeschrieben. Betriebssysteme laufen aus dem Support. Und dann stehen Sie da mit acht oder zehn Jahren Aufbewahrungspflicht und einer Software, die auf einem System läuft, das niemand mehr warten möchte.

Aktuell nutzen 9 von 10 Unternehmen (90 Prozent) Cloud-Anwendungen, so das Ergebnis des Bitkom Cloud Report 2025. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Die meisten Unternehmen nutzen die Cloud, um ihre internen Abläufe zu digitalisieren. 68 Prozent geben das als Hauptgrund an. Und genau hier setzt der Remote-Arbeitsplatz an.

Ein Cloud-PC in der Microsoft Cloud löst gleich mehrere der Herausforderungen, die mit der GoBD-konformen Aufbewahrung zusammenhängen: Ihre Daten liegen in einem professionell betriebenen Rechenzentrum mit automatisierten Backup-Prozessen. Updates und Sicherheitspatches werden zentral gesteuert. Die Branchensoftware, die Sie heute nutzen, läuft auch in fünf oder acht Jahren noch, weil die Serverumgebung laufend aktuell gehalten wird. Sie müssen sich nicht um den nächsten Hardware-Tausch kümmern, keine alternden Festplatten überwachen und kein lokales Serverbetriebssystem am Leben halten, nur weil die Finanzbehörde theoretisch noch Zugriff auf Daten aus 2020 benötigt.

Gleichzeitig lässt sich eine professionelle E-Mail-Archivierung in einer solchen Cloud-Umgebung nahtlos integrieren. Statt auf lokale Mailserver zu setzen, die gewartet, gesichert und irgendwann migriert werden müssen, läuft die Archivierung automatisiert im Hintergrund und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an Revisionssicherheit und Verfügbarkeit.

Wer seine Warenwirtschaft oder Branchensoftware auf einem Remote-Arbeitsplatz betreibt, profitiert von einer Infrastruktur, die genau für solche Anforderungen konzipiert ist. Die Archivierung geschieht in einer Umgebung, die GoBD-relevante Kriterien wie Unveränderbarkeit und jederzeitige Verfügbarkeit technisch unterstützt, anstatt sie dem Zufall und dem guten Willen eines lokalen Administrators zu überlassen.

Wann sollten Sie einen Experten hinzuziehen?

Dieser Artikel kratzt bewusst an der Oberfläche. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach Handels- und Steuerrecht sind nur ein Teil des Bildes. In Ausnahmefällen können es allerdings 30 Jahre oder mehr sein. Und neben den im Handelsgesetzbuch sowie in § 147 Abgabenordnung steuerrechtlich definierten Regelungen gibt es weitere branchen- und anwendungsspezifische Vorschriften, die Sie beachten sollten. Dazu gehören etwa Regelungen aus dem Arbeitsrecht, dem Sozialversicherungsrecht, branchenspezifische Vorgaben oder die Dokumentationspflichten aus der DSGVO.

Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Belege erfasst, verarbeitet und archiviert werden. Die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation hängt von der Größe des Unternehmens und der Komplexität der Prozesse ab. Auch hier empfiehlt es sich, den Steuerberater oder einen spezialisierten Rechtsanwalt einzubeziehen.

Was wir als IT-Dienstleister dazu beitragen können: Wir sorgen dafür, dass Ihre technische Infrastruktur die Voraussetzungen schafft, damit Sie die gesetzlichen Anforderungen überhaupt erfüllen können. Denn die beste Aufbewahrungsrichtlinie nützt wenig, wenn die Festplatte ausfällt, das Backup nicht getestet wurde oder der Server im Keller seit drei Jahren kein Update mehr gesehen hat.

Wenn Sie wissen möchten, wie ein Remote-Arbeitsplatz konkret in Ihrem Unternehmen aussehen könnte und wie er Ihnen bei der revisionssicheren Archivierung hilft, sprechen Sie uns an. Wir schauen uns Ihre Situation gemeinsam an und finden eine Lösung, die zu Ihnen passt.