Wenn im vierten Quartal die Zahlen für das kommende Jahr auf dem Tisch liegen, ist die IT oft der Posten, bei dem am meisten geraten wird. Vertrieb, Personal, Material: dafür gibt es Erfahrungswerte, Verträge und Kalkulationen. Bei der IT steht dann eine Zahl, die im Wesentlichen aus dem Vorjahr abgeleitet ist, plus ein Zuschlag für "irgendwas kommt schon". Genau dieses "irgendwas" ist der Grund, warum IT-Budgets bei kleineren Unternehmen so häufig reißen.
Dabei ist die IT-Budgetplanung kein Hexenwerk. Sie braucht nur eine Struktur, die zwischen dem unterscheidet, was jeden Monat sicher anfällt, was einmalig geplant ist und was passieren kann, aber nicht muss. Wir gehen die vier Blöcke in der Reihenfolge durch, in der sie in einer Budgetrunde am besten funktionieren.
Block eins: die laufenden Kosten, die Sie ohnehin haben
Der einfachste Teil, und trotzdem der, bei dem die meisten Listen unvollständig sind. Sammeln Sie alles, was monatlich oder jährlich abgebucht wird: Microsoft-365-Lizenzen, Lizenzen für Ihre Branchensoftware und deren Wartungsverträge, Antivirus, Backup, Internetanschluss, Telefonie, Domains, Zertifikate, Ihre Fernwartungs- und Supportverträge, gegebenenfalls Miete für Serverstellplätze.
Zwei Dinge lohnen sich hier: Erstens die Frage, ob Sie für jeden Arbeitsplatz wirklich die Lizenz brauchen, die dort hinterlegt ist. Im Lager ist der Bedarf oft ein anderer als in der Buchhaltung, und seit es Varianten von Microsoft 365 ohne Teams gibt, lässt sich das feiner steuern, als viele denken. Wir haben die Details dazu in unserem Beitrag zu den Lizenzkosten von Microsoft 365 ohne Teams zusammengefasst.
Zweitens: Rechnen Sie mit Preisanpassungen. Ab Juli 2026 hat Microsoft die Preise für Microsoft 365 erhöht, was wir in einem eigenen Beitrag zur Microsoft-365-Preiserhöhung aufgeschlüsselt haben. Auch beim Blick auf den Gesamtmarkt ist Zurückhaltung beim Optimismus angebracht: Laut dem Bitkom Cloud Report 2026 erwarten 14 Prozent der befragten Unternehmen für 2026 einen starken Anstieg der Betriebskosten, 40 Prozent leicht gestiegene Kosten, und 35 Prozent unveränderte. Sinkende Kosten sind die Ausnahme. Ein Aufschlag von einigen Prozent auf die laufenden Positionen ist deshalb keine Angstmache, sondern schlichte Erfahrung.
Block zwei: die geplanten Investitionen
Hier gehören die Dinge hinein, von denen Sie heute schon wissen, dass sie kommen. Der Klassiker sind Hardware-Zyklen: Notebooks, die vier oder fünf Jahre alt sind, Bildschirme, Drucker, Switches, Access Points. Dazu kommen Software-Projekte, ein Update Ihrer Warenwirtschaft, vielleicht eine Schnittstelle, die entwickelt werden muss.
Der größte Einzelposten in diesem Block ist bei vielen kleinen Unternehmen der Server. Und der ist deshalb so unangenehm, weil er nicht gleichmäßig kommt, sondern alle fünf bis sieben Jahre als Spitze: Hardware, Betriebssystem, Lizenzen, Einrichtung, Datenmigration, oft noch eine neue USV und eine Anpassung der Klimatisierung im Serverraum. Ein Betrag, der ein Jahresbudget dominiert und im Folgejahr wieder verschwindet.
Genau an dieser Stelle beginnt die betriebswirtschaftliche Diskussion, die in fast jeder Budgetrunde geführt wird.
Einmalige Investition oder monatliche Miete: was das für die Planung bedeutet
Vorweg, weil es wichtig ist: Wir sind kein Steuerberater und geben keine steuerliche oder rechtliche Empfehlung. Wie ein Investitionsgut in Ihrem Unternehmen bilanziell und steuerlich behandelt wird, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Was wir Ihnen aus vielen Gesprächen mit Geschäftsführern schildern können, ist die Wirkung auf die Planbarkeit.
Ein eigener Server bindet Kapital zu einem Zeitpunkt, den nicht Sie bestimmen, sondern die Technik. Sie legen sich mit dem Kauf auf eine Leistung fest, die Sie in fünf Jahren noch brauchen möchten. Das führt fast zwangsläufig dazu, dass zu groß dimensioniert wird, weil niemand nach zwei Jahren an die Grenze stoßen will. Wächst das Team schneller als geplant, kommt ein Nachkauf mitten in der Laufzeit. Wächst es nicht, haben Sie Leistung bezahlt, die Sie nie nutzen. Beides ist im Grunde ein Planungsproblem, kein Technikproblem.
Eine monatliche Miete verhält sich anders. Sie ist eine Zeile in der Kostenrechnung, die sich pro Arbeitsplatz mit der Zahl der Mitarbeitenden mitbewegt. Sie können sie im Deckungsbeitrag verursachungsgerecht zuordnen, was bei einem Server, der einmalig aktiviert und dann abgeschrieben wird, deutlich schwerer fällt. Und Sie können sie prognostizieren, ohne ein Datum in der Zukunft zu kennen, an dem eine große Zahl fällig wird.
Wenn Sie einen ehrlichen Kostenvergleich zwischen Cloud und Eigenbetrieb aufstellen wollen, dann funktioniert er nur über die volle Nutzungsdauer, nicht über ein Kalenderjahr. Rechnen Sie also nicht Anschaffungspreis gegen zwölf Monatsraten, sondern die Gesamtkosten über fünf Jahre auf beiden Seiten, inklusive aller Punkte aus dem nächsten Abschnitt. Wie so ein Vergleich in der Praxis aussieht, haben wir in unserem Vergleich der Betriebsmodelle und in dem Beitrag Managed Server oder Eigenbetrieb durchgespielt.
Block drei: die Rücklage für Ausfälle
Dieser Block wird am häufigsten gestrichen, weil er sich nach Geld für nichts anfühlt. Er ist trotzdem der wichtigste, weil ein IT-Budget nicht an den geplanten Positionen scheitert, sondern an den ungeplanten.
Eine sinnvolle Größenordnung für kleinere Unternehmen liegt bei etwa fünf bis zehn Prozent des IT-Gesamtbudgets, abhängig vom Alter Ihrer Infrastruktur. Ein fünf Jahre alter Server rechtfertigt eher zehn Prozent als ein Jahr alte Hardware. In diesen Topf gehören: Ersatz bei Hardware-Defekten, Notfall-Einsätze außerhalb der Servicezeiten, Wiederherstellung nach einem Sicherheitsvorfall, Ersatzgeräte, wenn ein Notebook zwei Jahre zu früh ausfällt.
Und dann gehört noch etwas hinein, das kein Rechnungsbetrag ist, aber der teuerste Posten überhaupt: Stillstand. Wenn Ihr Server steht, arbeiten zwölf Leute nicht. Rechnen Sie das einmal mit Ihrem eigenen Stundensatz durch, für einen halben Tag und für zwei Tage. Diese Zahl ist meist deutlich unangenehmer als jede Serverrechnung. Sie ist auch das Argument, mit dem man ein Backup-Konzept in einer Budgetrunde verteidigt: nicht mit Technik, sondern mit den Kosten des Nichtarbeitens. Warum ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, dabei nur ein Gefühl von Sicherheit erzeugt, haben wir in Backup ohne Test ist wertlos beschrieben.
Block vier: die Posten, die erfahrungsgemäß fehlen
Aus unserer Erfahrung in der IT-Beratung sind es fast immer dieselben Positionen, die in Budgetentwürfen kleiner Unternehmen nicht auftauchen:
Der Support-Aufwand für die alte Umgebung. Je älter ein System, desto mehr Stunden verschlingt es. Diese Stunden stehen nirgends in der Planung, tauchen aber jeden Monat auf der Rechnung auf.
Wartungsfenster und Update-Aufwand. Patchtage, Neustarts, Nacharbeiten. Bei Eigenbetrieb bezahlen Sie das pro Vorgang.
Ende von Produktlebenszyklen. Ein Support-Ende ist ein Termin, kein Vorschlag. Der Support für Windows Server 2019 endet im Januar 2029, und wer den Umstieg erst dann angeht, zahlt Eile mit. Details dazu in unserem Beitrag zum Support-Ende von Windows Server 2019.
Strom, Kühlung und Platz. Ein Serverschrank läuft rund um die Uhr. Diese Kosten landen in der Nebenkostenabrechnung und nie im IT-Budget, obwohl sie dorthin gehören. Mehr dazu in Die versteckten Kosten des Eigenhostings.
Sicherheit jenseits des Virenscanners. Schulung der Mitarbeitenden, Multi-Faktor-Authentifizierung, Notfallkonzept. Warum ein Virenscanner allein kein Schutz vor Ransomware ist, ist ein eigenes Thema.
Onboarding neuer Mitarbeitender. Gerät, Lizenzen, Einrichtung. Wenn Sie im kommenden Jahr drei Leute einstellen, ist das eine kalkulierbare Position und keine Überraschung.
Zeit der Geschäftsführung. Jede Stunde, die Sie mit IT-Problemen verbringen, fehlt im Vertrieb. Der Posten steht in keiner Buchhaltung und ist trotzdem real.
Wenn Sie diese Liste zusammenrechnen, verschiebt sich das Bild vieler Budgets deutlich. Wir haben dieses Muster in Warum Unternehmen ihre IT falsch kalkulieren genauer ausgeführt.
Wo der Remote-Arbeitsplatz in der Planung landet
Der Grund, warum wir das Thema hier ansprechen, ist nicht die Technik, sondern die Struktur des Budgets. Der Remote-Arbeitsplatz ist ein vollständiger Windows-Desktop in der Cloud, auf den Ihre Mitarbeitenden von jedem Gerät aus zugreifen können. Die Server stehen nicht mehr in Ihrem Büro, sondern in Microsoft-Rechenzentren in Deutschland. Funktional ist das die Weiterentwicklung dessen, was viele Unternehmen als Terminal-Server im eigenen Haus betreiben: Ihre Warenwirtschaft, Ihre PPS, Ihre Branchensoftware läuft zentral, alle arbeiten auf derselben Umgebung.
Für die Budgetrunde ist dabei etwas anderes entscheidend. Der Serverposten aus Block zwei fällt weg und wandert in Block eins. Es entsteht eine monatliche Pauschale pro Arbeitsplatz, inklusive Windows- und Office-Lizenzen. Vom Prinzip ähnlich wie beim Fahrzeug-Leasing, nur für Ihre IT. Aus einer Investitionsspitze alle fünf bis sieben Jahre wird eine Zeile, die Sie multiplizieren können: Mitarbeitende mal Monatsbetrag. Das ist eine Zahl, die Sie in der Runde verteidigen können, ohne Technikwissen zu bemühen.
Der zweite Effekt betrifft Block drei. Teure Hardware-Erneuerungen entfallen, die Arbeitsplätze laufen auf aktueller Technik, Updates und Wartung sind enthalten. Die Rücklage für Serverausfälle wird damit nicht überflüssig, aber deutlich kleiner, weil das größte Einzelrisiko nicht mehr in Ihrem Technikraum steht. Auch die Endgeräte werden anspruchsloser: Wenn die Rechenlast im Rechenzentrum liegt, muss das Notebook im Vertrieb nicht mehr das schnellste sein. Das verlängert Ihre Hardware-Zyklen und entlastet Block zwei ein zweites Mal.
Und ein dritter Punkt, den man selten sofort mitdenkt: Ein Ausfall der Internetleitung im Büro bedeutet nicht mehr Stillstand, weil man notfalls von unterwegs weiterarbeitet. Wie das praktisch funktioniert, beschreiben wir in Internetausfall, kein Problem mit dem Remote-Arbeitsplatz.
Falls Sie sich fragen, ob Ihre Anwendungen dafür überhaupt geeignet sind: In den meisten Fällen ja, gerade bei klassischer Windows-Software mit Datenbank im Hintergrund. Wir haben das beispielhaft für JTL-WaWi und für die Fraberger Hausverwaltung dokumentiert, und im Beitrag Warenwirtschaft in der Cloud allgemeiner. Was ein Cloud-PC technisch ist und wo die Grenzen liegen, erklären wir auf Was ist ein Remote-Arbeitsplatz.
Ein kurzer Realitätscheck zum Kostenvergleich
Weil das Thema in Budgetrunden gerne emotional wird: Die Cloud ist nicht automatisch günstiger. Es gibt Konstellationen, in denen ein eigener Server wirtschaftlich sinnvoll bleibt, etwa bei sehr speziellen Hardware-Anbindungen oder wenn erst vor einem Jahr investiert wurde. Ein sauberer Kostenvergleich für die Cloud rechnet deshalb beide Seiten vollständig, mit Strom, Support, Lizenzen, Ausfallrisiko und der Zeit, die intern gebunden ist.
Was sich in den vergangenen Jahren allerdings verschoben hat, ist das Sicherheitsargument. Laut dem Bitkom Cloud Report 2026 ist Sicherheit inzwischen das wichtigste Motiv für die Cloud-Nutzung: Drei Viertel der Unternehmen, die Cloud-Dienste nutzen oder das planen, wollen damit ihre IT-Sicherheit erhöhen. Und beim Thema Datenstandort ist die Erwartungshaltung eindeutig: Für 97 Prozent der Unternehmen, die Cloud-Dienste nutzen oder in Betracht ziehen, spielt ein vertrauenswürdiges Herkunftsland des Anbieters eine Rolle, für 67 Prozent ist es sogar zwingende Voraussetzung. Genau deshalb ist der Standort der Rechenzentren in Deutschland für uns keine Randnotiz. Wie das mit der DSGVO zusammenhängt, ordnen wir in US-Cloud und DSGVO ein.
So gehen Sie in die Budgetrunde
Nehmen Sie sich eine Seite und schreiben Sie vier Spalten: laufende Kosten, geplante Investitionen, Rücklage, Vergessenes. Füllen Sie die vierte Spalte zuerst, denn dort liegt die Überraschung. Rechnen Sie danach den größten Investitionsposten einmal als Fünfjahreskosten und einmal als monatliche Position durch. Sie werden sehen, welches der beiden Modelle besser zu Ihrer Liquiditätsplanung passt.
Und wenn Sie an diesem Punkt eine zweite Meinung möchten: Wir setzen uns mit Ihnen hin, schauen uns Ihre bestehende Umgebung an und rechnen offen durch, was ein Umstieg für Ihre Planung bedeutet. Wir analysieren Ihre Anforderungen, zeigen Ihnen, wie sich der Remote-Arbeitsplatz auf Ihre Prozesse auswirkt, und Sie erhalten ein Angebot mit transparenten monatlichen Kosten, ohne versteckte Gebühren. Ohne Verkaufsdruck und mit einer klaren Aussage, wenn Ihr aktueller Weg der bessere ist. Sprechen Sie uns einfach an, am besten bevor die Zahlen final sind.