Wer in einem kleinen Unternehmen über den Umstieg in die Cloud nachdenkt, stößt schnell auf eine unangenehme Lücke zwischen Anspruch und Wirklichkeit. Auf Messen und in Fachbeiträgen klingt es so, als sei heute jede Software ein Browserfenster. In der Realität sitzen in Deutschland tausende Betriebe vor einer Warenwirtschaft, einem PPS-System oder einer sehr speziellen Branchenlösung, die es ausschließlich als Windows-Anwendung mit eigener Datenbank gibt. Und zwar oft aus gutem Grund: Diese Programme sind über Jahre gewachsen, sie kennen die Eigenheiten der Branche, und sie funktionieren.
Die Frage ist also nicht, ob Sie Ihre Warenwirtschaft in die Cloud bringen können. Die Frage ist, auf welchem Weg.
Zwei völlig verschiedene Wege in die Cloud
Wenn Geschäftsführer von einer Cloud-Warenwirtschaft sprechen, meinen sie meistens eines von zwei sehr unterschiedlichen Dingen.
Der erste Weg ist echte Cloud-Software, also eine Anwendung, die der Hersteller selbst als Dienst betreibt und die Sie im Browser bedienen. Kein Server, keine Installation, Login und los. Das ist elegant, hat aber einen Haken: Für viele Branchenlösungen existiert dieses Modell einfach nicht. Ein Hersteller mit dreihundert Kunden im Sanitärgroßhandel oder in der Hausverwaltung schreibt seine Software nicht neu, nur weil das Wort Cloud gerade gut klingt. Und selbst wo es Nachfolgeprodukte gibt, bedeutet der Wechsel Datenmigration, Prozessänderungen, Schulungen und ein Projekt, das in kleinen Unternehmen gern ein Jahr dauert.
Der zweite Weg ist der, über den in der Praxis die meisten Unternehmen tatsächlich in der Cloud landen: Nicht die Software zieht um, sondern der Server. Ihre Warenwirtschaft läuft weiter genau so, wie sie es immer getan hat, nur nicht mehr auf dem Blech im Technikraum, sondern in einem Rechenzentrum. Ihre Mitarbeiter arbeiten auf einem vollständigen Windows-Desktop in der Cloud und sehen dieselben Masken, dieselben Buttons, dieselben Reports wie vorher. Wir nennen das den Remote-Arbeitsplatz, und technisch ist es der direkte Nachfolger dessen, was viele noch als Terminal-Server im eigenen Haus betrieben haben.
Der Unterschied zum klassischen Terminal-Server ist nicht das Prinzip, sondern alles darum herum: keine Hardware, die nach fünf Jahren abgeschrieben und nach sieben Jahren riskant ist, keine Klimaanlage im Serverraum, keine Wartungsfenster am Wochenende, kein Support-Ende, das plötzlich Investitionen erzwingt. Wenn Sie sich das Thema grundsätzlich erschließen wollen, haben wir es unter Was ist ein Remote-Arbeitsplatz in Ruhe erklärt.
Dass dieser Weg kein Nischenpfad ist, zeigt der Bitkom Cloud Report. Aktuell nutzen neun von zehn Unternehmen Cloud-Anwendungen, im Jahr davor waren es 81 Prozent, weitere zehn Prozent planen die Nutzung oder diskutieren darüber. Und 62 Prozent nutzen die Cloud als Zugang zu Rechenleistung für unterschiedliche Anwendungen. Genau das ist es, was hinter einem Server in der Cloud steckt. Mehr dazu, was das konkret bedeutet, lesen Sie in unserem Beitrag über den Server in der Cloud.
Warum das für Branchensoftware oft die schnellere Antwort ist
Die Verlagerung von Branchensoftware in die Cloud über einen Server hat einen ganz praktischen Vorteil: Sie ändert Ihre Prozesse nicht. Kein Mitarbeiter muss umlernen, kein Formular muss neu gebaut werden, keine Auswertung muss nachgezogen werden. Ihre Buchhaltung arbeitet weiter mit denselben Nummernkreisen, Ihr Vertrieb mit denselben Vorlagen.
Gleichzeitig löst der Umzug die Probleme, die den Alltag wirklich bremsen. Der Zugriff von unterwegs oder aus dem Homeoffice ist plötzlich kein Sonderfall mehr, sondern derselbe Arbeitsplatz. Die Datenbank liegt nicht mehr auf einer Maschine, deren Netzteil irgendwann den Dienst versagt. Und die Frage, warum die Warenwirtschaft über die Mittagszeit so zäh reagiert, hat meist eine sehr einfache Antwort, die mit zu wenig Arbeitsspeicher und zu langsamen Festplatten zu tun hat. In der Cloud ist das eine Konfigurationsfrage und keine Beschaffungsfrage. Warum wir vom reinen Eigenbetrieb bei kleinen Teams häufig abraten, haben wir in Managed Server oder Eigenbetrieb und in den versteckten Kosten des Eigenhostings aufgeschrieben.
Ein Punkt, der viele Entscheider zu Recht beschäftigt, ist der Speicherort der Daten. Für praktisch alle Unternehmen, die Cloud-Dienste nutzen oder erwägen, spielt ein vertrauenswürdiges Herkunftsland des Anbieters eine Rolle, für 67 Prozent ist es sogar zwingende Voraussetzung. Beim Remote-Arbeitsplatz laufen Ihre Systeme in Microsoft-Rechenzentren in Deutschland. Wer sich mit den rechtlichen Feinheiten beschäftigen möchte, findet in unserem Beitrag zu US-Cloud-Diensten und der DSGVO eine nüchterne Einordnung.
Geschwindigkeit: Wo die Latenz wirklich entsteht
Der häufigste Einwand lautet: Über das Internet wird das doch langsam. In der Praxis ist meist das Gegenteil der Fall, und der Grund liegt in der Architektur.
Eine Client-Server-Anwendung wie eine klassische Warenwirtschaft redet permanent mit ihrer SQL-Datenbank. Öffnen Sie einen Artikelstamm, fließen dabei nicht ein paar Kilobyte, sondern viele einzelne Abfragen hin und zurück. Wenn der Client im Büro und die Datenbank im Rechenzentrum steht, muss jede dieser Abfragen über die Internetleitung. Das fühlt sich zäh an, und keine Bandbreite der Welt repariert es, weil das Problem die Laufzeit ist und nicht die Datenmenge.
Beim Remote-Arbeitsplatz stehen Anwendung und Datenbank im selben Rechenzentrum, oft auf demselben schnellen Netz. Über die Leitung geht nur noch das Bild Ihres Desktops sowie Tastatur und Maus. Genau deshalb ist dieser Weg für Branchensoftware in der Cloud so gut geeignet. Auch spezialisierte Anbieter beschreiben das so: Die Geschwindigkeit über eine Remote-Sitzung ist höher, weil keine zusätzlichen Latenzen über das Internet entstehen.
Was Sie dafür brauchen, ist eine stabile Internetverbindung, keine besonders dicke. Und weil die Frage regelmäßig kommt: Wie es sich anfühlt, wenn die Leitung doch einmal ausfällt, beschreiben wir in Internetausfall und Remote-Arbeitsplatz. Für Interessierte lohnt auch ein Blick auf die Bedeutung von Peering, also darauf, wie Datenpakete überhaupt zu Microsoft finden.
Drucker, Etikettendrucker, Scanner, Kasse
Hier entscheidet sich, ob ein Cloud-Projekt in der Warenwirtschaft gelingt oder ob es Frust erzeugt. Denn ein Handel oder ein Produktionsbetrieb arbeitet nicht nur mit Bildschirmen, sondern mit Geräten.
Normale Bürodrucker sind unkritisch. Ihre lokalen Drucker werden in die Sitzung umgeleitet, der Anwender wählt sie wie immer aus dem Druckdialog. Bei Ausgaben, die exakt aussehen müssen, etwa Rechnungen mit Vordrucken, prüfen wir das Ergebnis vorher gemeinsam.
Etikettendrucker verlangen mehr Aufmerksamkeit. Wenn Ihre Warenwirtschaft Etiketten über den Windows-Treiber ausgibt, funktioniert die Umleitung meist unauffällig. Arbeitet die Software dagegen mit direkten Druckerbefehlen oder mit einem festen Netzwerkziel, ist der bessere Weg oft, den Drucker sauber ins Netz zu hängen und ihn vom Cloud-System aus direkt anzusprechen. Beides ist lösbar, es muss nur vor der Umstellung geklärt sein und nicht am ersten Montag danach.
Handscanner sind erfahrungsgemäß der einfachste Teil, weil die meisten Geräte sich als Tastatur ausgeben. Was der Scanner liest, landet im Feld, in dem der Cursor blinkt. Anders sieht es bei mobilen Datenerfassungsgeräten im Lager aus, die eigene Software mitbringen oder feste Verbindungen ins lokale Netz erwarten. Hier lohnt der genaue Blick, ebenso bei Waagen, Messgeräten oder älteren Geräten an seriellen Schnittstellen.
Kassensysteme bilden meist die Grenze. Bondrucker, Kassenschublade, Kundendisplay und eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung hängen physisch an einem Gerät im Laden und müssen auch bei einer Internetstörung weiter kassieren können. Der übliche und ehrliche Weg ist deshalb eine Aufteilung: Der Kassenplatz bleibt vor Ort, die Warenwirtschaft mit Artikelstamm, Bestellwesen und Auswertungen zieht in die Cloud, und beide sprechen über eine definierte Schnittstelle miteinander. Wer Ihnen erzählt, das ginge pauschal alles zu hundert Prozent aus der Cloud, war noch nicht an Ihrer Kasse.
Deshalb steht bei uns am Anfang kein Angebot, sondern eine Bestandsaufnahme. Wir schauen uns an, welche Geräte im Einsatz sind, wie Ihre Software mit ihnen redet und welche Schnittstellen zu Shop, Versanddienstleister, Buchhaltung oder Steuerberater bestehen. Das ist unspektakulär, verhindert aber genau die Überraschungen, wegen denen Cloud-Projekte in Verruf kommen. Mehr zu unserem Vorgehen finden Sie unter IT-Beratung.
Beispiel aus der Praxis: JTL-Wawi
JTL-Wawi ist ein gutes Beispiel, weil es die Ausgangslage so klar zeigt. Die Software ist im deutschen Handel und E-Commerce weit verbreitet, und sie ist eine Windows-Anwendung mit einer Microsoft SQL-Datenbank im Hintergrund. Geteilte SQL-Instanzen bei Webhostern werden nicht unterstützt, es braucht eine dedizierte SQL-Server-Instanz. Ein reines Browserprodukt ist die Wawi also nicht, und deshalb führt der Weg in die Cloud hier über einen Server, auf dem Wawi, Datenbank und die begleitenden Dienste zusammen laufen.
Das hat einen angenehmen Nebeneffekt: Der Abgleich mit Ihrem Shop und den Marktplätzen läuft auf einem System, das rund um die Uhr online ist, und nicht auf dem Rechner im Büro, den freitags abends jemand ausschaltet. Wenn Sie sich anschauen möchten, wie wir das umsetzen, welche Punkte wir vorher klären und wie eine Migration abläuft, finden Sie die Details auf unserer Seite zum Remote-Arbeitsplatz für JTL-Wawi. Was bei einem größeren Versionswechsel zu beachten ist, haben wir am Beispiel des Updates auf JTL-Wawi 2 beschrieben. Und dass dasselbe Prinzip für ganz andere Branchen trägt, zeigt unsere Umsetzung für die Fraberger Hausverwaltungssoftware.
Der Zeitpunkt ist meist nicht frei wählbar
Die meisten Anfragen erreichen uns nicht, weil jemand morgens Lust auf ein Cloud-Projekt hatte. Sie erreichen uns, weil ein Termin näher rückt. Der Server ist aus der Garantie gelaufen. Die Datenbank ist über die Jahre gewachsen und die Nächte reichen für das Backup nicht mehr. Es soll ein zweiter Standort dazukommen. Eine neue Fachkraft erwartet selbstverständlich, auch mal von zu Hause arbeiten zu können. Oder ein Support-Ende steht an: Der Support für Windows Server 2019 endet im Januar 2029, und wer den Ablauf einmal erlebt hat, kennt den Zeitdruck, den solche Daten erzeugen. Wir haben das in unserem Beitrag zum Support-Ende von Windows Server 2019 eingeordnet.
Unter Zeitdruck werden Entscheidungen teurer. Wer die Warenwirtschaft in die Cloud verlagern will, hat bei mehreren Monaten Vorlauf die Ruhe, Etikettendrucker zu testen, Schnittstellen im Parallelbetrieb zu prüfen und einen Testtag mit dem Lager zu machen. Wer drei Wochen hat, kauft am Ende meist wieder Hardware, weil das schnell geht, und verschiebt die eigentliche Entscheidung um weitere fünf Jahre. Warum solche Rechnungen selten aufgehen, zeigen wir in Warum Unternehmen ihre IT falsch kalkulieren.
Ein Wort noch zum Zugriff von außen: Viele Betriebe haben ihre Warenwirtschaft heute per VPN erreichbar gemacht. Das funktioniert, führt aber genau in das Latenzproblem von oben und bringt zusätzlich jeden Heim-PC in die Nähe Ihrer Daten. Es gibt inzwischen bessere Alternativen zur VPN-Verbindung, die wir in einem eigenen Beitrag gegenübergestellt haben.
So gehen Sie das Thema sinnvoll an
Wenn Sie prüfen wollen, ob Ihre Warenwirtschaft für die Cloud taugt, brauchen Sie erstaunlich wenige Informationen. Notieren Sie, welche Software mit welcher Version im Einsatz ist, wie groß die Datenbank ist, wie viele Personen gleichzeitig arbeiten, welche Geräte am Prozess hängen und welche Schnittstellen nach draußen bestehen. Mit diesen fünf Punkten lässt sich in einem Gespräch sehr genau sagen, was funktioniert, was Vorbereitung braucht und was besser vor Ort bleibt.
Genau dieses Gespräch führen wir gerne mit Ihnen, unverbindlich und ohne dass am Ende ein Vertrag auf dem Tisch liegen muss. Einen ersten Überblick über die Unterschiede zwischen lokalem Server, Cloud-PC und Mischformen finden Sie in unserem Vergleich. Und wenn Sie wissen möchten, ob Ihre Branchenlösung dazu passt, schreiben Sie uns einfach über das Kontaktformular oder rufen Sie an. Wir sagen Ihnen auch, wenn der Weg in Ihrem Fall ein anderer ist. Das gehört für uns zur Beratung dazu.