Irgendwann liegt sie auf dem Schreibtisch: die Liste mit den Arbeitsplatzrechnern, die vier oder fünf Jahre alt sind. Windows läuft zäh, die Warenwirtschaft braucht morgens ihre Zeit, zwei Geräte haben schon Festplattenfehler gemeldet. Also wird kalkuliert, was ein Satz neuer Rechner kostet, ein Angebot eingeholt, bestellt. So läuft es in vielen Unternehmen seit zwanzig Jahren, und niemand stellt die Frage, ob dieser Zyklus überhaupt noch die günstigste Variante ist.
Die Alternative dazu heißt: Sie kaufen keine Rechenleistung mehr, sondern mieten sie. Wer heute einen virtuellen PC mieten möchte, bekommt einen vollständigen Windows-Desktop, der nicht unter dem Schreibtisch steht, sondern in einem Rechenzentrum läuft. Der Zugriff erfolgt über ein beliebiges Endgerät. Genau das ist die Idee hinter unserem Remote-Arbeitsplatz.
Dieser Beitrag soll keine Werbebroschüre sein, sondern eine ehrliche Rechnung. Denn Mieten ist nicht automatisch besser. Es gibt Konstellationen, in denen der klassische Kauf klar vorne liegt. Der Unterschied liegt fast immer in den Posten, die in der Anschaffungsrechnung schlicht nicht auftauchen.
Was in der Kaufrechnung regelmäßig fehlt
Die typische Kalkulation lautet: Gerätepreis geteilt durch Nutzungsdauer, dazu die Windows-Lizenz, fertig. Diese Rechnung ist sauber, nachvollziehbar und unvollständig. Wir haben an anderer Stelle beschrieben, warum Unternehmen ihre IT strukturell falsch kalkulieren. Beim Arbeitsplatzrechner zeigt sich das besonders deutlich.
Der erste vergessene Posten ist die Ausfallzeit. Ein Netzteil stirbt, eine SSD verabschiedet sich, das Mainboard hat einen Wackelkontakt. Der Mitarbeiter kann bis zur Reparatur nicht arbeiten, oder nur eingeschränkt. Rechnen Sie den Stundensatz eines Sachbearbeiters gegen einen halben oder ganzen Ausfalltag, dann relativiert sich der Preisunterschied zwischen zwei Beschaffungsmodellen sehr schnell. Bei einem Cloud-PC ist ein defektes Endgerät ärgerlich, aber nicht dramatisch: Der Arbeitsplatz selbst liegt nicht auf dem Gerät, sondern in der Cloud. Wer sich mit einem anderen Rechner, einem Notebook oder notfalls über den Browser anmeldet, arbeitet in derselben Umgebung weiter, mit denselben Programmen und denselben Daten.
Der zweite Posten ist die Neuinstallation. Ein neuer Rechner ist nicht mit dem Auspacken fertig. Branchensoftware installieren, Drucker einrichten, Mailprofil anlegen, Signaturen einbinden, Verknüpfungen und Netzlaufwerke setzen, Zertifikate, Zwei-Faktor-Anmeldung, dazu die individuellen Einstellungen, die der Kollege über Jahre angesammelt hat. Je nach Softwarelandschaft ist das ein halber bis ganzer Arbeitstag pro Gerät. Bei zwölf Arbeitsplätzen im Vierjahreszyklus reden wir über einen relevanten Betrag, der nie in einer Anschaffungsrechnung landet, weil er als „macht der Systembetreuer eben mit" verbucht wird.
Der dritte Posten ist die Datenübertragung. In der Theorie liegt alles auf dem Server. In der Praxis liegen auf lokalen Rechnern Vorlagen, Exportdateien, das gescannte Formular vom Vorjahr, die Excel-Liste mit den Lieferantenkonditionen. Diese Reste zu finden, zu prüfen und zu übertragen kostet Zeit, und wenn etwas übersehen wird, kostet es später noch mehr Zeit. Ein Cloud-PC verschiebt diese Frage nach vorne: Was zentral liegt, ist beim Gerätewechsel bereits zentral. Ein Endgerät wird austauschbar.
Der vierte Posten ist die Entsorgung. Altgeräte müssen datenschutzkonform gelöscht oder physisch vernichtet werden, es braucht eine Dokumentation darüber, und die Geräte müssen bis dahin irgendwo lagern. Das ist kein großer Betrag, aber es ist Aufwand, der zuverlässig vergessen wird.
Der fünfte und in der Praxis teuerste Posten ist das Ersatzgerät. Wer nicht bei jedem Defekt tagelang stillstehen will, hält ein vorkonfiguriertes Gerät im Schrank. Dieses Gerät kostet Geld, veraltet ohne genutzt zu werden und ist im Ernstfall trotzdem nicht ganz aktuell. Bei zehn oder fünfzehn Arbeitsplätzen ist das ein spürbarer Anteil der Gesamtinvestition, der ausschließlich Versicherungsfunktion hat.
Warum sich der Vergleich lohnt, wenn Branchensoftware im Spiel ist
Besonders interessant wird die Gegenüberstellung dort, wo klassische Client-Server-Anwendungen laufen: Warenwirtschaft, PPS, Buchhaltung, Zeiterfassung, Branchenlösungen mit eigenem Datenbankserver. Diese Programme wurden nie für den Browser gebaut. Sie brauchen einen Windows-Client, der schnell und mit geringer Verzögerung an der Datenbank hängt.
Genau hier ist der Terminal-Server seit Jahren die pragmatische Antwort. Alle Anwender arbeiten auf einem zentralen Windows-System, die Software ist einmal installiert, die Datenbank liegt daneben. Der Nachteil des klassischen Modells: Der Terminal-Server steht im eigenen Haus, mit eigener Hardware, eigenem Wartungsvertrag, eigener Klimatisierung und eigenem Austauschzyklus. Der Remote-Arbeitsplatz ist die Weiterentwicklung dieses bewährten Prinzips, nur ohne eigenen Serverschrank. Die Systeme laufen in Microsoft-Rechenzentren in Deutschland, und Ihre Anwender merken vom Umzug im Alltag wenig, weil sie dieselbe Windows-Oberfläche und dieselben Programme sehen wie vorher.
Dass dieser Weg kein Sonderfall mehr ist, zeigt der Bitkom Cloud Report. Aktuell nutzen 9 von 10 Unternehmen Cloud-Anwendungen, ein Jahr zuvor lag der Anteil noch bei 81 Prozent, weitere 10 Prozent planen die Nutzung oder diskutieren darüber. Und die Richtung ist eindeutig: Der durchschnittliche Anteil der aus der Cloud betriebenen Anwendungen soll von 47 Prozent im Jahr 2025 auf 58 Prozent in fünf Jahren steigen. Wer heute noch einen kompletten Satz Arbeitsplatzrechner plus lokalen Server anschafft, trifft damit eine Entscheidung, die ihn typischerweise fünf Jahre bindet.
Wie sich die Betriebsmodelle konkret unterscheiden, haben wir übersichtlich gegenübergestellt: Ein Blick auf den Vergleich der Arbeitsplatz- und Servermodelle lohnt sich, bevor Sie ein Hardwareangebot unterschreiben. Wenn Sie noch grundsätzlicher einsteigen wollen, erklären wir auf einer eigenen Seite, was ein Remote-Arbeitsplatz eigentlich ist.
Wofür sich das Mieten nicht lohnt
Jetzt der Teil, den Sie in Verkaufsgesprächen selten hören. Es gibt Arbeitsplätze, für die ein Cloud-PC die falsche Wahl ist, und wir sagen das lieber vorher als nachher.
CAD und CAM gehören dazu, jedenfalls dann, wenn große Modelle in Echtzeit rotiert, schattiert und gerendert werden. Solche Anwendungen brauchen leistungsfähige Grafikhardware direkt am Arbeitsplatz, und selbst wenn sich grafikbeschleunigte Cloud-Systeme technisch abbilden lassen, ist die Konstruktionsworkstation vor Ort in vielen Fällen die vernünftigere und günstigere Lösung.
Videoschnitt und Bildbearbeitung mit sehr großen Dateien sind der zweite Fall. Hier wandern Datenmengen zwischen Speicher und Anwendung, die man nicht sinnvoll über eine Internetleitung schieben möchte. Wer täglich 4K-Material schneidet, ist mit lokaler Hardware und schnellem lokalem Speicher besser aufgestellt.
Dritter Fall: Arbeitsplätze mit exotischer Peripherie. Spezielle Messgeräte, Maschinensteuerungen über seriellen Anschluss, Etikettendrucker mit eigenwilligen Treibern, Chipkartenleser mit Speziallösung. Vieles davon funktioniert auch remote, aber nicht alles, und die Prüfung gehört vor die Entscheidung, nicht danach.
Vierter Fall: Standorte mit schwacher oder unzuverlässiger Internetanbindung. Ein Cloud-PC braucht keine gigantische Bandbreite, aber eine stabile Verbindung. Wie sich das in der Praxis abfedern lässt, etwa mit einer zweiten Leitung oder Mobilfunk als Rückfallebene, haben wir am Beispiel eines Internetausfalls beim Remote-Arbeitsplatz beschrieben.
In der Realität ist es ohnehin selten ein Entweder-oder. Die typische Konstellation im Mittelstand sieht so aus: Der Innendienst, die Buchhaltung, der Vertrieb und das Lager arbeiten auf Cloud-PCs, die Konstruktion behält ihre Workstation. Beides lässt sich sauber nebeneinander betreiben, und wir beraten auch dann noch zur passenden Hardware, wenn ein Teil Ihrer Arbeitsplätze lokal bleibt.
Der Rechenposten, den man erst später sieht
Es gibt einen Effekt, der sich in keiner Tabelle abbilden lässt und der Geschäftsführern trotzdem am meisten bringt: die Entkopplung von Beschaffung und Arbeitsfähigkeit.
Im Kaufmodell ist jede Veränderung ein Projekt. Ein neuer Mitarbeiter bedeutet Gerät bestellen, Lieferzeit abwarten, einrichten. Ein zweiter Standort bedeutet Netzwerk, Anbindung, vielleicht ein weiterer Server. Eine kurzfristige Aushilfe für die Inventur bedeutet: Wir haben kein Gerät frei. Ein Wasserschaden im Büro bedeutet Stillstand.
Wenn Sie Rechenleistung mieten, verschieben sich diese Fragen. Ein zusätzlicher Arbeitsplatz ist eine Konfigurationsaufgabe, kein Beschaffungsvorgang. Ein Mitarbeiter, der ausscheidet, gibt keinen Rechner zurück, der neu aufgesetzt werden muss. Und wenn mehr Leistung gebraucht wird, weil die Datenbank gewachsen ist, wird sie zugewiesen und nicht gekauft. Microsoft beschreibt das Prinzip für seine Cloud-PC-Angebote sinngemäß so: Apps, Einstellungen und Inhalte werden sicher aus der Microsoft Cloud gestreamt. Das Endgerät wird damit zum Zugangsmittel und nicht mehr zum Wertgegenstand.
Umgekehrt gilt: Was gemietet wird, wird auch dauerhaft bezahlt. Ein Kauf ist irgendwann abgeschrieben, eine Miete läuft weiter. Deshalb ist die entscheidende Frage nicht „Kauf oder Miete", sondern „Welche Gesamtkosten entstehen über fünf Jahre, inklusive Arbeitszeit, Ausfällen, Lizenzen und Risiko". Wir haben das für den Serverbetrieb ausführlich durchgerechnet, in unseren Beiträgen zu den versteckten Kosten des Eigenhostings und zum Vergleich von Managed Server und Eigenbetrieb. Für Arbeitsplätze gilt dieselbe Logik in kleinerem Maßstab.
Woran Sie erkennen, dass sich das Rechnen lohnt
Ein paar Anhaltspunkte aus unserer Praxis. Wenn mehrere dieser Punkte zutreffen, lohnt sich ein Blick auf einen gemieteten Arbeitsplatz aus der Cloud:
Ihre Kernanwendung ist eine Windows-Software mit eigener Datenbank, etwa Warenwirtschaft, PPS oder eine Branchenlösung.
Ein Teil Ihres Teams arbeitet zeitweise von zu Hause oder unterwegs, und die Anbindung ist bisher eine Bastellösung.
Ihre Arbeitsplatzrechner sind unterschiedlich alt, unterschiedlich ausgestattet und laufen mit unterschiedlichen Softwareständen.
Sie haben keine eigene IT-Abteilung, sondern einen Kollegen, der IT „mitmacht".
Der Serveraustausch steht in den nächsten zwei Jahren ohnehin an.
Der letzte Punkt ist der wichtigste. Wer sowieso investieren muss, hat den besten Zeitpunkt, das Betriebsmodell zu hinterfragen. Wer stattdessen erneut Hardware kauft, verlängert die bestehende Struktur um einen weiteren Zyklus, und die nächste Gelegenheit kommt dann in vier bis fünf Jahren.
Wenn Ihre Warenwirtschaft der zentrale Punkt in dieser Überlegung ist, lesen Sie am besten unseren Beitrag dazu, wie Warenwirtschaftssysteme in die Cloud kommen. Und wenn Sie bisher über eine VPN-Verbindung arbeiten: Es gibt komfortablere und robustere Wege, das haben wir im Beitrag zur Alternative zum VPN beschrieben.
Rechnen Sie mit uns nach, bevor Sie bestellen
Wir verkaufen weiterhin Hardware, und wir sagen Ihnen auch, wenn ein gekaufter Rechner die richtige Wahl ist. Was wir nicht mögen, sind Entscheidungen, die getroffen werden, weil man es immer so gemacht hat.
Der einfachste erste Schritt: Nehmen Sie Ihr letztes Hardwareangebot, legen Sie die Liste Ihrer Arbeitsplätze daneben und lassen Sie uns gemeinsam die Posten ergänzen, die dort nicht stehen. Wir schauen uns Ihre Anwendungen an, prüfen, welche Arbeitsplätze sich für einen Cloud-PC eignen und welche besser lokal bleiben, und Sie bekommen eine belastbare Grundlage für Ihre Entscheidung. Unsere IT-Beratung beginnt genau an diesem Punkt.
Melden Sie sich gerne über unser Kontaktformular. Ein Gespräch kostet Sie eine halbe Stunde. Ein Satz Arbeitsplatzrechner, der die falsche Struktur für weitere vier Jahre festschreibt, kostet deutlich mehr.