Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen. Der Schreibtisch wird geräumt, die Hardware zurückgegeben, der Schlüssel abgegeben. Und dann? Dann steht da noch das E-Mail-Postfach. Voll mit Kundenkorrespondenz, Angeboten, Rechnungen und vielleicht auch der einen oder anderen privaten Nachricht. Was tun damit?

Die Frage klingt simpel, aber in der Praxis steckt dahinter ein Geflecht aus Datenschutzrecht, Aufbewahrungspflichten und betrieblicher Notwendigkeit. Wer hier vorschnell handelt, riskiert entweder den Verlust wichtiger Geschäftsdaten oder einen Verstoß gegen die DSGVO. Beides kann teuer werden.

Einfach löschen? Besser nicht.

E-Mails unterliegen der Aufbewahrungspflicht. Sie können also nicht einfach das Postfach löschen. Geschäftliche E-Mails, die als Handelsbriefe gelten, unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Für Buchungsbelege, Jahresabschlüsse und Rechnungen gilt eine Frist von 10 Jahren. Ein einheitliches Gesetz, das die Aufbewahrungspflichten für Geschäftsmails regelt, gibt es nicht. Stattdessen legen verschiedene Vorschriften unterschiedliche Aufbewahrungsfristen und Anforderungen fest. Die wichtigsten Grundlagen sind das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO) und die GoBD.

Nur wenn die E-Mail-Kommunikation den Zweck verfolgt, ein Handelsgeschäft vorzubereiten, abzuschließen oder rückgängig zu machen, gilt sie als Handelsbrief und muss über den Geschäftsabschluss hinaus archiviert werden. Das betrifft also Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Reklamationen und natürlich Rechnungen.

Wer sich für das Thema Aufbewahrungsfristen im Detail interessiert, findet in unserem Artikel Aufbewahrungsfristen für Geschäftsdokumente eine umfassende Übersicht.

Die DSGVO macht die Sache nicht einfacher

Während das Steuerrecht verlangt, dass Sie bestimmte E-Mails jahrelang aufbewahren, sagt die DSGVO gleichzeitig: E-Mails dürfen nur so lange gespeichert werden, wie dies unbedingt erforderlich ist. Das erzeugt ein Spannungsfeld. Geschäftliche E-Mails mit steuerlicher oder handelsrechtlicher Relevanz unterliegen oft Aufbewahrungsfristen von 6 oder 10 Jahren. Eine geschäftliche Korrespondenz ohne Aufbewahrungspflicht sollte nach Abschluss der Übergabe und geschäftlicher Notwendigkeit gelöscht werden.

Und dann ist da noch die Frage der Privatnutzung. Die Mails enthalten personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO, denn sie enthalten Vor- und Nachname des Mitarbeiters und als Endung auch den Namen des Unternehmens. Wurde die private Nutzung des Firmen-Accounts erlaubt oder zumindest geduldet, wird es rechtlich noch komplizierter. Bei erlaubter Privatnutzung ist das Telekommunikationsgesetz (TKG) zu berücksichtigen. Es ist streitig, ob ein Arbeitgeber danach Telekommunikationsdienstleister ist und sich infolgedessen bei Verletzung des Fernmeldegeheimnisses strafbar macht.

Die beste Vorsorge: Um Konflikte mit dem Datenschutz und den Persönlichkeitsrechten Ihrer Mitarbeiter zu vermeiden, ist es ratsam, die private E-Mail-Nutzung über den Geschäftsaccount auszuschließen. Idealerweise regeln Sie das bereits im Arbeitsvertrag.

Der Autoresponder als elegante Übergangslösung

Ab dem ersten Tag der Abwesenheit des Angestellten sollte eine Abwesenheitsbenachrichtigung in seinem E-Mail-Programm aktiviert werden, um auf seinen Austritt und zugleich auf einen neuen Ansprechpartner hinzuweisen. Das klingt einfach und ist tatsächlich eine der unkompliziertesten Maßnahmen. Es bestehen keine Bedenken dagegen, wenn der Arbeitgeber eine automatische Antwort einrichtet, in der dem Absender mitgeteilt wird, dass der E-Mail Account nicht mehr aktiv genutzt und die Mail weder weitergeleitet noch gespeichert wird. In der Antwortmail kann dem Absender eine andere E-Mail-Adresse mitgeteilt werden, an die er seine Mail bitte erneut senden möge.

Ein professioneller Autoresponder erfüllt mehrere Zwecke gleichzeitig: Er informiert Kunden und Geschäftspartner über die Veränderung, gibt einen konkreten neuen Ansprechpartner an und sorgt dafür, dass keine wichtige Anfrage im Nirgendwo verschwindet. Gerade im Vertrieb oder im Kundenservice kann eine verlorene E-Mail schnell einen Auftrag kosten.

Weiterleitung: möglich, aber nicht ohne Weiteres

Eine automatische Weiterleitung aller eingehenden E-Mails an einen Kollegen klingt praktisch. Die Überlegung, eine automatische Weiterleitung einzustellen, bedarf aber auch der Einwilligung des ehemaligen Mitarbeiters. Nur wenn dieser zustimmt, kann der Arbeitgeber diese Vorgehensweise wählen. War nur die geschäftliche Nutzung erlaubt, dann stehen auch gegen die Weiterleitung von Mails keine Bedenken.

Von einer pauschalen Weiterleitung ist grundsätzlich abzuraten, weil sich auf dem E-Mail-Account der betroffenen Person vertrauliche E-Mails befinden können, beispielsweise Kommunikation mit der Personalvertretung, dem betriebsärztlichen Dienst oder mit anderen Kolleginnen und Kollegen.

In Microsoft 365 lässt sich das technisch übrigens recht komfortabel lösen: Wenn Sie die E-Mail-Weiterleitung einrichten, werden nur neue E-Mails, die an die E-Mail-Adresse des ehemaligen Mitarbeiters gesendet werden, an den aktuellen Mitarbeiter gesendet. Alternativ können Sie das Postfach des Benutzers in ein freigegebenes Postfach konvertieren. Ein freigegebenes Postfach hat den Vorteil, dass es keine zusätzliche Lizenz benötigt und autorisierte Mitarbeiter gezielt auf die Inhalte zugreifen können. Mehr zum Thema Microsoft 365 und dessen Möglichkeiten lesen Sie in unserem Artikel Microsoft 365 und der Remote-Arbeitsplatz.

Wie kommunizieren Sie den Wechsel gegenüber Kunden?

Neben der technischen Lösung ist die Kommunikation nach außen entscheidend. Kunden und Geschäftspartner wollen wissen, wer jetzt ihr Ansprechpartner ist. Eine professionelle Kommunikation zeigt Verlässlichkeit und verhindert, dass wichtige Geschäftsbeziehungen durch eine Personalveränderung ins Stocken geraten.

Bewährt hat sich ein dreistufiges Vorgehen: Noch während der Kündigungsfrist informiert der ausscheidende Mitarbeiter seine wichtigsten Kontakte persönlich und stellt den Nachfolger vor. Parallel wird der Autoresponder vorbereitet, der ab dem letzten Arbeitstag aktiv wird. Und schließlich kontaktiert der neue Ansprechpartner proaktiv alle relevanten Geschäftspartner.

Bislang ist höchstrichterlich noch nicht geklärt, ob der Arbeitgeber berechtigt ist, nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters dessen personalisierte Mailadresse noch weiter zu verwenden. Es wird vertreten, dass eine Weiternutzung höchstens für 12 Monate zulässig ist. Planen Sie also den Übergang nicht zu langfristig ein.

Was Sie vorab regeln sollten

Sinnvoll ist es, entweder bereits im Arbeitsvertrag oder spätestens im Rahmen einer Ausscheidensvereinbarung Regelungen hinsichtlich des Umgangs mit dem E-Mail Account und der personalisierten E-Mail Adresse zu treffen. Darin sollte festgelegt werden, dass der Mitarbeiter vor seinem Ausscheiden alle privaten Inhalte des Postfachs zu löschen hat, dass er einwilligt, dass der Arbeitgeber nach seinem Ausscheiden die E-Mails weiterleitet und wie lange der Arbeitgeber die personalisierte E-Mail Adresse weiter nutzen darf.

Ein sauberer Offboarding-Prozess umfasst also nicht nur die Rückgabe von Hardware, sondern auch klare Vereinbarungen zum Umgang mit dem E-Mail-Postfach. Wer das erst am letzten Arbeitstag bedenkt, steht oft vor vollendeten Tatsachen.

E-Mail-Archivierung: ohne geht es nicht

Die GoBD bilden das Fundament der Archivierungspflicht und schreiben vor, dass alle steuerlich relevanten elektronischen Dokumente, einschließlich E-Mails, im Originalformat aufbewahrt werden müssen. Ein bloßer Ausdruck reicht nicht aus: Die E-Mail muss in ihrem digitalen Ursprungsformat archiviert werden.

Oftmals bietet sich ein professionelles Archivierungssystem an, um eine DSGVO-konforme und revisionssichere Datenspeicherung sicherzustellen. Gerade für Unternehmen, die mit Warenwirtschaftssystemen, Branchensoftware oder ERP-Lösungen arbeiten, ist eine saubere E-Mail-Archivierung unverzichtbar. Denn viele geschäftsrelevante Vorgänge laufen parallel über E-Mail und die Fachanwendung. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und dessen E-Mails nicht ordentlich archiviert sind, fehlen im schlimmsten Fall wichtige Belege für eine Betriebsprüfung.

Wer seine E-Mail-Archivierung professionell aufsetzen möchte, sollte das nicht auf die lange Bank schieben. Je früher ein System steht, desto weniger Kopfschmerzen bereitet der nächste Mitarbeiteraustritt.

Funktionsadressen als Strategie

Ein oft übersehener Ansatz: Vergeben Sie in Ihrem Unternehmen, wo immer möglich, für E-Mails Funktionsadressen, also zum Beispiel „sekretariat@firma.de" oder „vertrieb@firma.de". In solchen Fällen können Sie ausschließen, dass private E-Mails an diese Adresse geschickt werden. Bei einem Mitarbeiterwechsel muss dann lediglich der Zugriff auf das Funktionspostfach angepasst werden. Die E-Mail-Adresse selbst bleibt bestehen, die Kommunikation mit Kunden läuft nahtlos weiter.

Das bedeutet nicht, dass personalisierte Adressen komplett verschwinden müssen. Aber gerade für kundenseitige Kommunikation im Vertrieb, Support oder Einkauf sind Funktionsadressen eine kluge Ergänzung.

Warum zentrale IT-Strukturen hier helfen

All diese Themen haben eines gemeinsam: Sie werden deutlich einfacher, wenn Ihre IT-Infrastruktur zentral verwaltet wird. Wenn E-Mail-Postfächer, Benutzerkonten und Archivierungssysteme an einem Ort zusammenlaufen, lässt sich ein Offboarding-Prozess in wenigen Minuten sauber abarbeiten. Autoresponder einrichten, Postfach konvertieren, Zugriffsrechte entziehen, Archivierung sicherstellen. Alles aus einer Verwaltungsoberfläche heraus.

Der Remote-Arbeitsplatz ist ein vollständiger Windows-Desktop in der Cloud, auf den Ihre Mitarbeiter von jedem Gerät aus zugreifen können. Die Server stehen nicht mehr in Ihrem Büro, sondern in hochsicheren Microsoft-Rechenzentren in Deutschland. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, wird sein Zugang deaktiviert. Die Daten und E-Mails bleiben zentral gesichert und archiviert. Kein Laptop, von dem noch Daten gelöscht werden müssen. Keine lokale Outlook-PST-Datei, die irgendwo auf einer Festplatte schlummert. Alles an einem Ort, alles unter Kontrolle.

Statt lokaler Server und VPN-Tunnel arbeiten Ihre Mitarbeitenden auf einem Cloud-PC in der Microsoft Cloud. Ihre Warenwirtschaft, Ihre Branchensoftware, Ihr ERP: alles läuft zentral und ist von überall erreichbar. Das gilt auch für die E-Mail-Verwaltung. Wenn Ihr gesamtes Team auf einer zentralen Infrastruktur arbeitet, werden Personalwechsel zum Verwaltungsakt statt zum IT-Projekt. Mehr dazu erfahren Sie auf unserer Seite zum Remote-Arbeitsplatz.

Ein Thema, viele Stolperfallen

Der Umgang mit E-Mail-Konten ausgeschiedener Mitarbeiter ist ein Paradebeispiel dafür, wie viele Facetten selbst alltägliche IT-Themen haben können. Datenschutzrecht, Steuerrecht, Arbeitsrecht und technische Umsetzung greifen ineinander. Im Jahr 2020 wurde ein Unternehmen mit einer Geldstrafe von 15.000 € belegt, weil es die E-Mail-Konten ehemaliger Mitarbeiter nicht ordnungsgemäß behandelt hatte.

Genau bei solchen Fragen stehen wir Ihnen als Partner zur Seite. Durch unsere langjährige Erfahrung in der Betreuung von Unternehmen kennen wir die typischen Herausforderungen und haben auf die meisten IT-Fragen im Unternehmensalltag eine praxisnahe Antwort. Ob es um die richtige Konfiguration Ihrer Microsoft 365 Umgebung geht, um eine saubere E-Mail-Archivierung, um IT-Beratung oder um die Frage, wie Sie Ihre gesamte IT-Infrastruktur zukunftssicher aufstellen: Sprechen Sie uns an. Wir beraten ehrlich, verständlich und auf Augenhöhe.