E-Mail-Archivierung

Nur Rechnungen, Ausdrucken reicht, das Backup deckt alles ab: Wir prüfen sieben verbreitete Annahmen zur E-Mail-Archivierung und zeigen, was 2026 gilt.

E-Mail-Archivierung ist für Unternehmen Pflicht, ein Backup reicht nicht aus. Wir erklären Fristen, Rechtsgrundlagen und die richtige technische Umsetzung.

Dieser Beitrag erklärt, was Unternehmen aus datenschutz- und steuerrechtlicher Sicht beachten müssen: von Aufbewahrungspflichten über DSGVO-Anforderungen bis hin zu praktischen Lösungen wie Autoresponder, Postfachkonvertierung und E-Mail-Archivierung.

Aufbewahrungsfristen für Geschäftsdokumente sind komplex: HGB und AO schreiben 6, 8 oder 10 Jahre vor, je nach Dokumententyp. Das BEG IV verkürzt Fristen für Buchungsbelege auf 8 Jahre. GoBD, E-Mail-Archivierung und E-Rechnungspflicht stellen zusätzliche Anforderungen an Ihre IT-Infrastruktur.

Gibt es in Deutschland eine gesetzliche Backup-Pflicht? Nicht als einzelnes Gesetz, aber aus DSGVO, GoBD, HGB und NIS-2 ergibt sich eine klare Pflicht zur Datensicherung. Dieser Artikel zeigt, welche konkreten Anforderungen Unternehmen erfüllen müssen: von technisch-organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO über die revisionssichere Archivierung steuerrelevanter Unterlagen bis hin zu den BSI-Mindeststandards. Außerdem: Warum Backup und Archivierung zwei verschiedene Dinge sind, und was passiert, wenn Unternehmen das verwechseln.