Microsoft Teams einführen mit durchdachter Struktur

Wer Microsoft Teams einführt, sollte vor dem ersten Team festlegen, wer Teams anlegen darf, nach welchem Muster sie heißen, wer jedes Team verantwortet und wo welche Dateien liegen. Jedes Team legt im Hintergrund eine eigene SharePoint-Website mit Dateibibliothek an, und ohne Regeln entsteht so neben dem alten Laufwerk eine zweite, ungeordnete Dateiablage. Ob die Einführung gelingt, entscheidet sich deshalb nicht an der Technik, sondern an der Struktur.

Diese Struktur lässt sich in einer festen Reihenfolge erarbeiten: Spielregeln, Teamstruktur, Namen und Zuständigkeiten, Einstellungen, Pilotgruppe, Schulung. Das gilt auch für Firmen, die Teams schon seit Jahren für Besprechungen und Chats nutzen und inzwischen mehr Teams als Abteilungen haben. Für sie beginnt dieselbe Reihenfolge mit einer Bestandsaufnahme.

Jedes Team ist im Hintergrund eine SharePoint-Website

Teams speichert Dateien nicht selbst. Wenn Sie ein Team anlegen, erstellt Microsoft 365 automatisch eine Microsoft-365-Gruppe und eine SharePoint-Teamwebsite.⁶ Die Gruppe verwaltet die Mitglieder, und zu ihr gehören laut Microsoft immer eine SharePoint-Website, ein Planner für Aufgaben, ein Postfach und ein Kalender.² SharePoint ist der Dateidienst von Microsoft 365, am ehesten vergleichbar mit einem Netzlaufwerk, das im Browser und in Teams erscheint.

Was Mitarbeiter in Teams unter „Dateien“ sehen, liegt also in SharePoint. Alle Standardkanäle eines Teams teilen sich eine Website, jeder Kanal ist dort ein Ordner in der Dokumentbibliothek. Private und geteilte Kanäle, also Kanäle nur für einen Teil der Mitglieder oder mit Personen außerhalb des Teams, bekommen jeweils eine eigene SharePoint-Website.¹ Dateien, die jemand im Einzel- oder Gruppenchat verschickt, landen dagegen im OneDrive des Absenders, seinem persönlichen Speicher.⁵

Aus diesem Missverständnis entsteht der spätere Wildwuchs. Wer Teams für einen Chatraum hält, legt ein Team an, um etwas auszuprobieren oder eine einzelne Frage zu klären. In Ihrem Microsoft-Mandanten (englisch Tenant, das Firmenkonto bei Microsoft) steht danach eine weitere Website mit eigener Dateibibliothek, eigenem Postfach und eigenen Zugriffsrechten. Und wer Arbeitsstände schnell im Chat verschickt, verteilt sie auf die OneDrives einzelner Kollegen, wo sie niemand sucht, wenn der Kollege im Urlaub ist oder das Unternehmen verlässt.

Planen Sie Teams deshalb so, wie Sie früher die Ordner auf dem Server geplant haben: als Dateiablage mit Zuständigen und Zugriffsrechten, an die zusätzlich ein Chat angehängt ist.

Ohne Spielregeln wachsen die Teams schneller als ihr Nutzen

In der Grundeinstellung darf jeder Mitarbeiter Microsoft-365-Gruppen und damit Teams anlegen.³ Microsoft empfiehlt das ausdrücklich, weil Mitarbeiter so ohne Hilfe der IT zusammenarbeiten können.³ Dieselbe Dokumentation nennt aber auch die Kehrseite: Sie spricht von „group sprawl“, dem Wuchern von Gruppen, und empfiehlt Ablaufrichtlinien, die ungenutzte Gruppen automatisch löschen.⁴

Wie schnell das geht, zeigt eine einfache Rechnung. Legen in einer Firma mit 20 Arbeitsplätzen alle in den ersten Wochen je ein Team zum Ausprobieren an, stehen danach 20 SharePoint-Websites mit 20 Gruppenpostfächern im Mandanten, dazu eine weitere Website für jeden privaten Kanal. Später kommen Teams für Projekte hinzu, die längst abgeschlossen sind, und doppelte Teams, weil das erste „Vertrieb“ hieß und das zweite „Vertriebsteam“. Aufräumen will sie niemand, denn niemand weiß, ob darin noch wichtige Dateien liegen.

Die Folgen zeigen sich im Alltag: Dieselbe Preisliste liegt in drei Teams, die Zugriffsrechte überblickt niemand mehr, und wenn ein Kollege geht, ist unklar, welche Teams er als Einziger verwaltet hat. Beim Aufräumen lauert außerdem eine Falle: Wird die Gruppe hinter einem Team gelöscht, ist sie nur eine begrenzte Zeit wiederherstellbar.

In dieser Reihenfolge führen Sie Teams ein

Die Einführung gelingt am besten in einer Reihenfolge, in der jede Entscheidung auf der vorherigen aufbaut. Microsoft rät selbst, zuerst die Fragen zu klären, wer Teams anlegt, wie sie heißen und wer von außen Zugang bekommt, und neue Funktionen zuerst einer kleinen Gruppe zu geben, bevor alle sie nutzen.²

Spielregeln: Was gehört in den Chat, was in den Kanal?

Die wichtigste Regel betrifft Dateien. Alles, was das Team später wiederfinden muss, gehört in einen Kanal und damit auf die SharePoint-Website des Teams. Der Chat dient kurzen Abstimmungen zwischen wenigen Personen, der Kanal den Themen, die eine Abteilung oder ein Projekt gemeinsam bearbeitet. Ein Beispiel: Das Angebot für einen Kunden liegt im Kanal „Angebote“, die Rückfrage dazu steht als Beitrag im selben Kanal, und nur die kurze Frage „Hast du kurz Zeit?“ läuft im Chat.

Schreiben Sie außerdem auf, wofür E-Mail bleibt, etwa für den Austausch mit Kunden und Lieferanten. Die Regeln müssen nicht vollständig sein. Sie sollen die Fragen beantworten, die im ersten Monat garantiert kommen: Wo speichere ich das, wen frage ich, wer darf ein neues Team anlegen?

Teamstruktur: wenige feste Teams, wenige Kanäle

Für Firmen mit 10 bis 50 Arbeitsplätzen genügt meist eine einfache Struktur: ein Team für das ganze Unternehmen, je ein Team für Bereiche mit eigenen Zugriffsrechten, etwa Buchhaltung oder Geschäftsführung, und Kanäle für die Themen innerhalb dieser Bereiche. Ein Projekt bekommt nur dann ein eigenes Team, wenn andere Personen daran arbeiten als im bestehenden Team oder wenn Externe hinzukommen.

Der Grund liegt in den Zugriffsrechten: Alle Mitglieder eines Teams sehen alle Standardkanäle.¹ Wer innerhalb eines Teams Vertrauliches abtrennen will, kann private Kanäle nutzen. Jeder davon bringt aber eine eigene Website mit, deren Rechte nur am Kanal hängen.¹ Ein eigenes privates Team ist oft übersichtlicher. Vergeben Sie Rechte außerdem nur über die Mitgliedschaft im Team; auch Microsoft empfiehlt, Berechtigungen über Teams zu verwalten statt direkt in SharePoint.¹ Der Kanal „Allgemein“ gehört zu jedem Team und lässt sich nicht löschen.¹ Legen Sie fest, wofür er dient, zum Beispiel für Ankündigungen.

Namensregeln und Zuständigkeiten

Namensregeln wirken lästig, entscheiden aber darüber, ob jemand ein Team in einem Jahr noch einordnen kann. Ein einfaches Muster reicht: eine Vorsilbe für die Art des Teams und danach ein klarer Name, etwa „Abt Buchhaltung“, „Prj 2026 Umbau Lager“ oder „Ext Steuerberatung“ für die Zusammenarbeit mit einer Kanzlei. Wer sucht, findet dann alle Projekte untereinander, und abgeschlossene Projekte fallen an der Jahreszahl auf. Technisch lässt sich ein solches Muster mit einer Benennungsrichtlinie erzwingen, die Vorsilben oder Nachsilben anhängt und bestimmte Wörter sperrt.⁴ Dafür braucht es Lizenzen mit Microsoft Entra ID P1 oder P2, den erweiterten Stufen des Microsoft-Dienstes, in dem Benutzerkonten und Gruppen verwaltet werden.² In kleinen Firmen genügt oft eine schriftliche Regel, die alle kennen.

Wichtiger als der Name ist der Besitzer. Er nimmt Mitglieder auf, hält die Kanäle in Ordnung und entscheidet am Projektende, ob das Team archiviert oder gelöscht wird. Geben Sie jedem Team zwei Besitzer, damit Urlaub oder ein Ausscheiden das Team nicht verwaist zurücklässt; was beim Ausscheiden mit Konto und Daten geschieht, beschreibt unser Beitrag zum E-Mail-Postfach ausscheidender Mitarbeiter. Dazu kommt eine Person, die einmal im Quartal die Liste aller Teams durchsieht, in kleinen Firmen oft die Geschäftsführung oder der Kollege, der die IT nebenher betreut.

Einstellungen, die vor dem Start feststehen sollten

Drei Einstellungen im Mandanten unterstützen die Regeln. Die erste beschränkt, wer Teams anlegen darf: Die IT kann das auf die Mitglieder einer bestimmten Gruppe begrenzen. Das gilt dann zugleich für Outlook, SharePoint und Planner, wird per PowerShell eingerichtet und setzt Microsoft Entra ID P1 oder P2 für den Administrator und für alle voraus, die weiterhin Gruppen anlegen dürfen.³

Die zweite ist eine Ablaufrichtlinie. Teams verfallen dann nach einer festgelegten Zeit, die Besitzer werden vorher benachrichtigt, aktive Teams verlängern sich automatisch, und gelöschte lassen sich 30 Tage lang wiederherstellen.⁴ Auch sie setzt Entra ID P1 oder P2 voraus.² Die dritte betrifft Gäste: Legen Sie fest, ob und in welchen Teams Personen von außen mitarbeiten dürfen. Welche dieser Funktionen Ihre Lizenzen enthalten, steht in der Lizenzübersicht Ihres Mandanten.

Die Belegschaft mitzunehmen ist Teil der Einführung

Die beste Struktur nützt nichts, wenn Mitarbeiter sie nicht kennen oder nicht verstehen, warum es sie gibt. Microsoft nennt in seiner Checkliste für die Einführung ausdrücklich, mit den Nutzern zu sprechen, schrittweise vorzugehen, die Regeln durch Schulungen zu festigen und sie im Unternehmen sichtbar zu machen.²

Im Alltag heißt das: Die Pilotgruppe besteht aus Mitarbeitern verschiedener Bereiche, darunter möglichst jemand, der neuen Programmen skeptisch gegenübersteht. Seine Fragen stellen später auch andere. Die Spielregeln liegen als kurze Seite im Team für das ganze Unternehmen, angeheftet und für jeden auffindbar. Geschult wird an den echten Teams der Firma, denn dann sehen alle sofort, wo ihre Dateien künftig liegen. Und es gibt eine benannte Ansprechperson für die ersten Wochen.

Dazu gehört ein Schritt beim Umzug: Sobald die Dateien umgezogen sind, sollte das alte Laufwerk nur noch lesbar sein. Solange beide Orte beschreibbar bleiben, speichern Mitarbeiter aus Gewohnheit weiter am alten Ort, und es entstehen zwei Stände derselben Datei.

Wann weniger Aufwand reicht

Nicht jede Firma braucht alle Schritte in voller Tiefe. In einem Büro mit fünf bis zehn Personen genügt oft ein einziges Team mit einigen Kanälen und ein zweites, privates Team für die Geschäftsführung. Eine Beschränkung der Teamerstellung oder eine Benennungsrichtlinie braucht es dort meist nicht; Microsoft selbst empfiehlt, die Erstellung grundsätzlich allen zu erlauben.³ Eine Seite mit Spielregeln und zwei Besitzer je Team reichen.

Wer Teams nur für Besprechungen und Chats nutzt und die Dateien weiter auf dem Server im Haus speichert, braucht keine Teamstruktur für Dateien. Eine Regel braucht es trotzdem: Im Chat steht ein Verweis auf den Speicherort, die Datei selbst bleibt auf dem Server. Und wer eine Branchensoftware mit eigener Datenbank betreibt, verschiebt deren Daten ohnehin nicht nach SharePoint.

Wer Teams schon länger ohne Regeln nutzt, beginnt mit einer Bestandsaufnahme: Liste aller Teams, ihre Besitzer und die letzte Aktivität. Danach werden Teams zusammengelegt, archiviert oder gelöscht, Letzteres erst, nachdem jemand die Dateien gesichtet hat. Microsoft bietet für Teams, die nicht mehr gebraucht werden, Wege zum Archivieren, bei denen die Inhalte erhalten bleiben.⁴

Unser Rat

Fangen Sie bei den Dateien an. Wer weiß, dass hinter jedem Team eine SharePoint-Website steht, plant Teams wie eine Dateiablage: wenige feste Teams, klare Namen, zwei Besitzer je Team und eine Person, die regelmäßig auf die Liste schaut. Die technischen Einstellungen unterstützen das, ersetzen aber keine Regel, die alle kennen. Und die Zeit für Pilotgruppe und Schulung ist gut angelegt, weil jede Datei, die heute am richtigen Ort landet, später nicht aufgeräumt werden muss.

Wenn Sie Ihre bestehenden Teams und Ordner durchgehen wollen, bevor Sie Regeln festlegen, schauen wir sie uns mit Ihnen an. Was wir rund um Microsoft 365 und Teams übernehmen, steht auf unserer Leistungsseite.