Kaum ein Produkt ist im deutschen Mittelstand so verbreitet und gleichzeitig so wenig ausgeschöpft wie Microsoft 365. In vielen Betrieben steht es für drei Dinge: Word, Excel und Outlook. Dass in derselben Lizenz Werkzeuge für Dateiablage, Identitätsverwaltung, Geräteverwaltung, Virenschutz und Datensicherheit stecken, wissen die wenigsten. Und genau daraus entsteht die Lücke, über die wir in Projekten am häufigsten stolpern: Unternehmen bezahlen jeden Monat für Funktionen, die sie nie eingeschaltet haben, und kaufen parallel Drittlösungen dazu.
Dass die Cloud im Mittelstand angekommen ist, zeigt der Bitkom Cloud Report. Aktuell nutzen 86 Prozent der Unternehmen Cloud-Dienste, weitere 14 Prozent planen oder diskutieren die Nutzung, und nur für 1 Prozent spielt die Cloud keine Rolle. Interessant ist das wichtigste Motiv: Es ist die Sicherheit. Das deckt sich mit unserer Erfahrung. Wer heute über eine Einführung von Microsoft 365 nachdenkt, denkt selten nur an Textverarbeitung, sondern an Ordnung, Zugriff und Schutz.
Was Microsoft 365 heute wirklich umfasst
Die bekannten Office-Anwendungen sind nur ein Baustein. In den Paketen für kleinere Unternehmen stecken je nach Plan deutlich mehr Dienste: Exchange Online für E-Mail, Kalender und Kontakte, SharePoint und OneDrive für Dateien, Teams für Kommunikation und Besprechungen. Im Business-Premium-Plan kommen Bausteine dazu, die früher Großunternehmen vorbehalten waren. Dazu gehören der Schutz der Benutzerkonten mit Microsoft Entra ID Plan 1, die Geräteverwaltung mit Microsoft Intune Plan 1, der Geräteschutz mit Microsoft Defender for Business, der Schutz von E-Mail und Dateien mit Microsoft Defender for Office 365 Plan 1 sowie Informationsschutz und Schutz vor Datenabfluss über Microsoft Purview.
Für ein Unternehmen mit 20 oder 40 Beschäftigten bedeutet das: Mehrfaktor-Anmeldung, bedingter Zugriff, zentrale Richtlinien für Notebooks und Smartphones und ein Virenschutz mit Erkennung verdächtigen Verhaltens sind lizenzseitig oft längst vorhanden. Sie müssen nur sauber eingerichtet werden. Dass ein klassischer Virenscanner allein kein ausreichender Schutz ist, haben wir in einem eigenen Beitrag zu Virenscannern und Ransomware beschrieben.
Wann eine Beratung zu Office 365 den Unterschied macht
Microsoft 365 lässt sich technisch in einem Nachmittag einrichten. Postfächer anlegen, Lizenzen zuweisen, fertig. Genau das ist das Problem. Eine Einführung ohne Konzept funktioniert etwa zwölf Monate lang gut und wird danach zur Dauerbaustelle. Eine Office-365-Beratung lohnt sich deshalb immer dann, wenn eine dieser Situationen auf Sie zutrifft:
Sie wechseln von einem lokalen Exchange- oder Fileserver in die Cloud und müssen Daten, Postfächer und Berechtigungen übernehmen.
Sie nutzen Microsoft 365 bereits, aber niemand weiß genau, welche Dienste aktiv sind, wer worauf Zugriff hat und wo Unternehmensdaten tatsächlich liegen.
Ihre Branchensoftware läuft weiterhin auf einem Server im Haus, und Sie wollen beides sinnvoll verbinden.
Sie stehen vor einem Audit, einer Zertifizierung oder den Anforderungen Ihrer Cyberversicherung.
Der typische Fehler, den eine Begleitung verhindert, ist die gewachsene Dateiablage. Aus einem freigegebenen Laufwerk werden fünfzehn Teams-Kanäle, aus Ordnerrechten werden individuell geteilte Links, und nach zwei Jahren kann niemand mehr beantworten, wer auf die Personalakten zugreifen darf. Wir sehen regelmäßig Umgebungen, in denen die Geschäftsführung davon ausgeht, dass Gehaltslisten geschützt sind, während sie faktisch für alle sichtbar sind. Wer vor dieser Frage steht, findet in unseren Beiträgen zu SharePoint und Fileserver sowie zur Abgrenzung von OneDrive und SharePoint eine erste Orientierung.
Der zweite klassische Fehler ist die Vermischung von persönlichen und unternehmensweiten Daten. OneDrive ist bequem, aber alles, was dort liegt, hängt an einem einzelnen Konto. Was passiert, wenn dieser Mensch das Unternehmen verlässt, haben wir am Beispiel des E-Mail-Postfachs ausscheidender Mitarbeiter aufgeschrieben. Mit Dateien verhält es sich genauso.
Der Nutzen wird erst in der Praxis sichtbar
Richtig eingeführt, ändert Microsoft 365 drei Dinge spürbar. Erstens arbeiten Ihre Leute ortsunabhängig. E-Mail, Kalender, Dokumente und Besprechungen funktionieren im Büro, zu Hause und beim Kunden gleich, ohne dass jemand Dateien per Mail an sich selbst schickt. Zweitens sinkt der Wartungsaufwand am eigenen Server. Updates, Postfachgrößen, Zertifikate und Speicherplatz auf dem Exchange im Keller sind Themen, die schlicht wegfallen. Drittens werden die Kosten planbar: ein Betrag pro Benutzer und Monat statt eines Investitionsschubs alle fünf Jahre. Warum Unternehmen ihre IT häufig falsch kalkulieren, ist ein eigenes Kapitel wert, denn der Vergleich zwischen Eigenbetrieb und Miete fällt fast immer anders aus als zunächst gedacht.
Und hier kommt der Punkt, an dem viele Projekte stehen bleiben. Microsoft 365 deckt Kommunikation und Dokumente hervorragend ab. Ihre Warenwirtschaft, Ihre Auftragsbearbeitung, Ihre PPS oder Ihre Branchenlösung deckt es nicht ab. Solange diese Anwendungen auf einem Server im Haus liegen, bleibt das Unternehmen halb mobil: Die Mail funktioniert von überall, die Auftragserfassung nur im Büro oder über eine VPN-Verbindung, die abends um halb sechs spürbar langsam wird.
Der fehlende Baustein: Anwendungen, die mitwandern
Genau für diese Lücke gibt es den Remote-Arbeitsplatz. Vereinfacht gesagt ist es ein Cloud-PC in der Microsoft-Cloud, auf dem Ihre gewohnte Windows-Software läuft, inklusive Branchenanwendung, Drucker und Dateiablage. Technisch ist das die moderne Weiterentwicklung dessen, was früher ein Terminal-Server im Serverraum war, nur ohne Hardware, ohne Wartungsfenster am Wochenende und ohne die Sorge, was passiert, wenn das Netzteil stirbt. Wie das in der Praxis aussieht, erklären wir ausführlich unter Remote-Arbeitsplatz: was ist das und im direkten Vergleich der Varianten.
Der Reiz liegt in der Kombination. Microsoft 365 bringt Identität, Mehrfaktor-Anmeldung und Zusammenarbeit mit. Der Remote-Arbeitsplatz bringt die Anwendungen mit, die sich nicht einfach durch eine Web-App ersetzen lassen. Beide nutzen dieselbe Anmeldung, dieselben Sicherheitsrichtlinien und dieselbe Verwaltung. Wie eng diese beiden Welten zusammenspielen, haben wir im Beitrag zu Microsoft 365 und Remote-Arbeitsplatz beschrieben. Für Betriebe mit einem Warenwirtschaftssystem ist außerdem der Artikel zur Warenwirtschaft in der Cloud ein guter Einstieg.
So läuft eine Begleitung ab
Eine seriöse Microsoft-365-Beratung beginnt nicht mit einem Lizenzangebot, sondern mit Zuhören. Unser Ablauf sieht in der Regel so aus:
Am Anfang steht die Bestandsaufnahme. Welche Server laufen im Haus, welche Anwendungen sind wirklich geschäftskritisch, wie viele Postfächer gibt es, wo liegen die Daten, welche Lizenzen sind vorhanden und welche davon werden genutzt? Erfahrungsgemäß fördert allein dieser Schritt Überraschungen zutage, etwa drei Archivlösungen parallel oder Lizenzen für längst ausgeschiedene Beschäftigte.
Darauf folgt das Konzept. Hier wird entschieden, was in die Cloud wandert, was in einer Übergangszeit lokal bleibt und wie die Ablagestruktur aussieht. Berechtigungen werden an Rollen geknüpft statt an Personen, damit die Struktur auch nach drei Jahren noch trägt. Gleichzeitig legen wir die Sicherheitsrichtlinien fest, etwa Mehrfaktor-Anmeldung, Regeln für mobile Geräte und den Umgang mit externen Freigaben. Auch die Frage der Datenhaltung gehört in diese Phase, denn für nahezu alle Unternehmen, die Cloud-Dienste nutzen oder dies erwägen, spielt das Herkunftsland des Anbieters eine Rolle. Was das praktisch bedeutet, haben wir im Beitrag zu US-Cloud und DSGVO eingeordnet.
Dann kommt die Pilotphase. Eine kleine Gruppe arbeitet produktiv in der neuen Umgebung, meist aus unterschiedlichen Abteilungen. Dort zeigt sich, was im Konzept noch fehlt: ein Etikettendrucker, eine Scan-to-Mail-Funktion, eine Makro-Excel, die seit 2011 läuft. Diese Dinge finden Sie nicht in einer Präsentation, sondern nur im echten Betrieb.
Die Migration selbst planen wir so, dass der Betrieb weiterläuft. Postfächer werden im Hintergrund übertragen, Dateien in Wellen umgezogen, der Umschalttermin liegt dort, wo er am wenigsten weh tut. Und danach, das ist der am häufigsten unterschätzte Teil, folgt die Einführung bei den Menschen. Eine Stunde Erklärung, wo Dateien künftig liegen und warum, spart später Dutzende Supportanfragen. Unser Verständnis dieser Arbeit beschreiben wir auf den Seiten zu Microsoft 365 und zur IT-Beratung.
Assistenzfunktionen: nützlich, aber kein Ersatz für Ordnung
Zum Abschluss noch ein nüchterner Blick auf das Thema, das derzeit jede Diskussion dominiert. Die Assistenzfunktionen in Microsoft 365 können Besprechungsnotizen zusammenfassen, E-Mail-Entwürfe vorbereiten und in Dokumenten recherchieren. Das ist in bestimmten Rollen eine echte Erleichterung, vor allem im Vertrieb und in der Geschäftsführung. Nur: Diese Funktionen greifen auf genau die Daten zu, auf die der jeweilige Benutzer Zugriff hat. In einer Umgebung mit unklaren Berechtigungen fördern sie zuverlässig Dinge zutage, die niemand sehen sollte. Wer Assistenzfunktionen einführen will, sollte vorher die Hausaufgaben bei Struktur und Zugriffsrechten erledigt haben. Eine Einordnung finden Sie in unserem Vergleich von Microsoft Copilot und ChatGPT im Unternehmen.
Unser Rat an Geschäftsführungen, die vor einer Veränderung stehen: Betrachten Sie Microsoft 365 nicht als Office-Paket, sondern als Fundament. Darauf aufbauend entscheidet sich, ob Ihre Leute künftig von überall arbeiten können oder ob der halbe Betrieb weiter am Standort hängt. Wenn Sie wissen wollen, was in Ihren vorhandenen Lizenzen schon steckt und wie Ihre Branchensoftware dazu passt, schauen Sie sich den Remote-Arbeitsplatz an oder sprechen Sie uns direkt an. Ein erstes Gespräch kostet Sie nichts außer einer halben Stunde, und Sie wissen danach deutlich genauer, wo Sie stehen.