Geteilte Verantwortung
Microsoft sichert die Verfügbarkeit der Plattform, nicht Ihre Daten
Viele gehen davon aus, dass Microsoft die Daten in Microsoft 365 mitsichert. Das stimmt nur zum Teil.
Fristen bei Microsoft 365
Was Microsoft wiederherstellen kann und wo Sie ein Backup benötigen
Papierkörbe, Versionen und Aufbewahrungsrichtlinien helfen im Alltag, ersetzen aber kein Backup. So sieht es in typischen Situationen aus.
Störung oder Defekt im Rechenzentrum
Microsoft speichert Ihre Daten mehrfach und schaltet bei einem Ausfall automatisch um.
Das schützt vor Technikausfall, nicht vor Löschen oder Verschlüsseln. Was gelöscht wird, ist in allen Kopien gelöscht.
Hier ist Microsoft stark. Unser Backup ist für das da, was Menschen, Programme oder Angreifer anrichten.
Versehentlich gelöschte E-Mail
Aus „Gelöschte Elemente“ entfernte E-Mails lassen sich standardmäßig noch 14 Tage zurückholen, per Einstellung bis zu 30 Tage.
Danach ist die E-Mail endgültig weg.
Einzelne E-Mails, Ordner oder ganze Postfächer holen wir aus Sicherungen der letzten zwei bzw. sieben Jahre zurück.
Gelöschte Datei in OneDrive oder SharePoint
Gelöschte Dateien liegen 93 Tage im Papierkorb, sofern Ihre IT nichts anderes eingestellt hat.
Danach sind sie weg. Ist der Papierkorb einer Website voll, löscht er die ältesten Elemente schon früher.
Dateien und Ordner kommen aus der Sicherung zurück, auch nach den 93 Tagen.
Gelöschtes Team in Microsoft Teams
Die zugehörige Microsoft-365-Gruppe lässt sich 30 Tage lang wiederherstellen, samt Website und Postfach des Teams.
Nach 30 Tagen sind Gruppe und Inhalte endgültig gelöscht.
Dateien und Kanalnachrichten stellen wir aus der Sicherung wieder her.
Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen
Nach dem Löschen des Kontos bleiben Postfach und OneDrive standardmäßig 30 Tage erhalten, das OneDrive danach noch 93 Tage im Papierkorb.
Wer die Fristen verpasst, verliert Postfach und Dateien. Ein OneDrive ohne Lizenz archiviert Microsoft nach 93 Tagen kostenpflichtig.
Die gesicherten E-Mails und Dateien bleiben wiederherstellbar, solange Sie das möchten. Für diesen Nutzer läuft dann der Paketpreis weiter.
Ransomware verschlüsselt Dateien
Ein OneDrive lässt sich auf einen Stand der letzten 30 Tage zurücksetzen.
Bemerken Sie den Angriff später oder trifft er viele Konten, Websites und Postfächer, reicht das oft nicht.
Wir spielen einen Stand von vor dem Angriff zurück, aus der Kopie außerhalb Ihres Mandanten.
Falsch synchronisiert oder überschrieben
OneDrive und SharePoint speichern frühere Versionen jeder Datei.
Die Synchronisierung überträgt Löschungen und falsche Änderungen in die Cloud. Viele Dateien einzeln zurückzusetzen dauert.
Wir setzen Dateien und Ordner auf einen früheren Sicherungsstand zurück.
Gekapertes oder missbrauchtes Administratorkonto
Administratoren können Papierkörbe leeren und Postfächer endgültig löschen.
Daten, Papierkörbe und Administratorrechte liegen im selben Mandanten.
Die Sicherung liegt in einem getrennten System mit eigenen Zugängen, die wir verwalten.
Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft Purview
Halten Kopien geänderter und gelöschter Inhalte fest, wenn sie eingerichtet sind.
Die Kopien dienen Prüfungen und lassen sich nur über eDiscovery-Werkzeuge abrufen.
Einzelne E-Mails und Dateien holen wir direkt aus der Sicherung.
Pakete und Preise
Zwei Pakete, ein fester Preis pro Nutzer
Beide Pakete sichern alle vier Dienste. Sie unterscheiden sich darin, wie oft gesichert wird und wie weit die Sicherung zurückreicht.
Backup für Microsoft 365
Für den Alltag: die gelöschte E-Mail, die überschriebene Datei, das verschlüsselte OneDrive.
5,00 €
pro Nutzer und Monat, netto
Exchange Online, OneDrive, SharePoint und Teams
Freigegebene Postfächer ohne Aufpreis
Sicherung einmal täglich
Aufbewahrung 2 Jahre
Speicherplatz inklusive
Archivpostfach nur im Plus-Paket
PST-Export nur im Plus-Paket
Backup für Microsoft 365 Plus
Wenn über den Tag viele Bestellungen, Rechnungen oder Aufträge per E-Mail eingehen und Sie weit zurückgreifen möchten.
8,00 €
pro Nutzer und Monat, netto
Exchange Online, OneDrive, SharePoint und Teams
Freigegebene Postfächer ohne Aufpreis
E-Mail und Teams bis zu sechsmal, Dateien bis zu viermal täglich
Aufbewahrung 7 Jahre
Speicherplatz inklusive
Archivpostfach von Exchange Online mitgesichert
Export einzelner Postfächer als PST-Datei
Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer, ab 5 Nutzern. Abgerechnet wird pro Nutzer, egal wie viele der vier Dienste er nutzt. Die Einrichtung kostet nichts extra, eine Mindestlaufzeit oder Kündigungsfrist gibt es nicht.
Umfang der Sicherung
Was gesichert wird und was nicht
Die vier Dienste sind in beiden Paketen dabei, das Archivpostfach von Exchange nur im Plus-Paket. Was nicht dazugehört, steht unten.
Exchange Online
E-Mails mit Anhängen
Postfächer mit allen Ordnern
Kalender mit zugesagten Terminen
Kontakte
Freigegebene Postfächer wie info@
Das Archivpostfach von Exchange sichern wir nur im Plus-Paket.
OneDrive
Dateien und Ordner
Dateiinformationen (Metadaten)
Dateien, die Ihre Mitarbeiter in Teams-Chats teilen
Dateien aus Teams-Chats liegen im OneDrive der Person, die sie geteilt hat. Gesichert sind sie, wenn dieses OneDrive zum Backup gehört.
SharePoint
Dokumentbibliotheken Ihrer Websites
Dateien und Ordnerstruktur
Berechtigungen auf Dateien und Ordner
Dateien aus Teams-Kanälen
Microsoft Teams
Teams und ihre Kanäle
Beiträge und Antworten in Kanälen
Anhänge, Bilder und GIFs in Kanälen
Mitglieder und ihre Rollen, ohne Gäste
Antworten, die mehr als ein Jahr vor dem Start der Sicherung geschrieben wurden, lassen sich nicht nachträglich sichern.
Nicht enthalten
Umgebungen mit einem lokalen Exchange-Server
OneNote-Notizbücher
SharePoint-Listen und der Aufbau von SharePoint-Websites
Persönliche Chats und Gruppenchats in Teams (die Kanäle sind gesichert)
So läuft eine Wiederherstellung ab
Im Ernstfall rufen Sie uns an, den Rest machen wir
Ein Backup zu haben ist die eine Hälfte. Die andere ist, im Ernstfall den richtigen Stand zu finden und sauber zurückzuspielen. Diesen Teil übernehmen wir.
01
Einrichtung
Sie geben uns einmalig die Freigabe für Ihren Microsoft-365-Mandanten. Wir richten die Sicherung ein, der Speicherort in Deutschland steht danach fest. Eine Einrichtungsgebühr gibt es nicht.
02
Laufende Sicherung
Die Sicherung läuft automatisch, einmal täglich. Im Plus-Paket sichern wir E-Mails und Teams bis zu sechsmal, OneDrive und SharePoint bis zu viermal am Tag. Ihr Team arbeitet wie gewohnt weiter.
03
Wiederherstellung
Fehlt etwas, rufen Sie an oder schreiben uns kurz. Unser Team sucht den passenden Stand heraus und holt E-Mails, Dateien oder ganze Postfächer zurück. Sie müssen dafür kein Werkzeug bedienen.
Probewiederherstellung mit Protokoll
Auf Wunsch stellen wir einmal im Jahr Daten zur Probe wieder her und dokumentieren das Ergebnis. Das Protokoll können Sie Ihrem Prüfer oder Ihrer Versicherung vorlegen.
Zwei Aufgaben
Backup oder E-Mail-Archiv?
Ein Backup holt nach einem Fehler oder Angriff einen früheren Stand zurück. Ein E-Mail-Archiv bewahrt Ihre geschäftlichen E-Mails unveränderbar über die gesetzlichen Fristen auf. Das eine ersetzt das andere nicht, auch nicht mit sieben Jahren Aufbewahrung im Plus-Paket.
Backup heißt zurückholen
E-Mails, Dateien und Teams so, wie sie zum Zeitpunkt der Sicherung vorlagen. Ältere Sicherungsstände laufen nach zwei bzw. sieben Jahren ab.
Archiv heißt aufbewahren und vorlegen
Geschäftsbriefe sechs Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, unveränderbar und durchsuchbar. Mit Journal-Archivierung erfasst das Archiv ein- und ausgehende E-Mails lückenlos.
Unser Rat
Für Microsoft 365 empfehlen wir beides: das Backup für den Ernstfall und unser E-Mail-Archiv nach GoBD mit MailStore für die Aufbewahrungspflicht.
Häufige Fragen
Fragen zum Backup für Microsoft 365
Sichert Microsoft unsere Daten in Microsoft 365 nicht ohnehin?
Nur gegen technische Ausfälle. Microsoft sorgt dafür, dass Exchange Online, OneDrive, SharePoint und Teams laufen und Ihre Daten einen Hardware-Defekt überstehen. Für die Daten selbst ist nach Microsofts Modell der geteilten Verantwortung der Kunde zuständig. Was gelöscht, überschrieben oder verschlüsselt wird, holen Papierkörbe nur innerhalb fester Fristen zurück. Danach hilft nur ein eigenes Backup.
Wie lange lassen sich gelöschte E-Mails und Dateien ohne Backup zurückholen?
E-Mails bleiben im Ordner „Gelöschte Elemente“, bis jemand ihn leert. Danach lassen sie sich standardmäßig 14 Tage zurückholen, höchstens 30. Dateien in OneDrive und SharePoint liegen 93 Tage im Papierkorb, ein gelöschtes Team lässt sich 30 Tage wiederherstellen. Mit unserem Backup reichen Sie je nach Paket zwei oder sieben Jahre zurück.
Was kostet ein Backup für Microsoft 365?
Bei uns 5,00 € pro Nutzer und Monat, im Paket Plus 8,00 €, jeweils netto und ab 5 Nutzern. Speicherplatz und freigegebene Postfächer sind inklusive. Einrichtungsgebühr, Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist entfallen. Microsofts eigener Dienst Microsoft 365 Backup rechnet dagegen nach Datenmenge ab, mit 0,15 US-Dollar pro GiB und Monat.
Werden Teams-Chats gesichert?
Die Unterhaltungen in Kanälen ja, persönliche Chats und Gruppenchats nicht. Dateien, die jemand in einem Chat teilt, liegen in seinem OneDrive und sind gesichert, wenn dieses OneDrive zum Backup gehört. Antworten in Kanälen, die mehr als ein Jahr vor dem Start der Sicherung geschrieben wurden, lassen sich nicht nachträglich sichern.
Wo liegen unsere Sicherungen?
In einem Rechenzentrum in Deutschland, außerhalb Ihres Microsoft-365-Mandanten. Das Rechenzentrum ist nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziert. Den Speicherort legen wir bei der Einrichtung fest, danach ändert er sich nicht. Mit uns schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, damit die Verarbeitung Ihrer Daten auch vertraglich geregelt ist.
Wie läuft eine Wiederherstellung ab?
Sie rufen an oder schreiben uns, was fehlt und von wann der Stand sein soll. Unser Team sucht die passende Sicherung heraus und holt einzelne E-Mails, Dateien oder ganze Postfächer zurück. Ein Werkzeug bedienen oder Sicherungsstände kennen müssen Sie dafür nicht. Die Arbeitszeit für eine Wiederherstellung rechnen wir nach Aufwand ab.
Was passiert mit den Daten, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?
Seine gesicherten E-Mails und Dateien bleiben wiederherstellbar, auch wenn Sie die Microsoft-365-Lizenz kündigen. Neue Sicherungen entstehen dann nicht mehr. Solange Sie die Daten behalten möchten, läuft für diesen Nutzer der Paketpreis weiter. Ohne Backup bleibt das Postfach nach dem Löschen des Kontos nur 30 Tage erhalten.
Schützt ein Backup vor Ransomware?
Es verhindert keinen Angriff, aber es holt Ihre Daten danach zurück. Verschlüsselt Ransomware Dateien in OneDrive oder SharePoint, spielen wir einen Stand von vor dem Angriff zurück, aus der Kopie außerhalb Ihres Mandanten. Den Angriff selbst bremsen Virenschutz, E-Mail-Filter und Multi-Faktor-Anmeldung.
Wir nutzen bereits Microsoft 365 Backup von Microsoft. Brauchen wir Ihres trotzdem?
Nicht zwingend. Microsofts Dienst ist solide und sichert sehr häufig, seine Sicherungen bleiben aber innerhalb von Microsoft 365. Unser Backup legt eine zweite Kopie außerhalb an, in einem anderen Rechenzentrum und mit eigener Verwaltung, so wie es die 3-2-1-Regel vorsieht. Ob sich beides für Sie lohnt, hängt von Datenmenge und Risiko ab. Das klären wir im Erstgespräch.
Sind Unternehmen verpflichtet, Microsoft 365 zu sichern?
Ein Gesetz, das ausdrücklich ein Backup für Microsoft 365 verlangt, gibt es nicht. Art. 32 DSGVO nennt aber ausdrücklich die Fähigkeit, personenbezogene Daten nach einem Zwischenfall rasch wiederherzustellen. Verantwortlich dafür bleibt Ihr Unternehmen, auch wenn die Daten bei Microsoft liegen. Wir sind ein IT-Systemhaus und keine Rechtsanwälte.
